U bent hier

4. Reguliere taken van de ambtelijk secretaris

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier OR Rendement
Publicatiedatum: december 2018

Elke ambtelijk secretaris heeft een basispakket met vaste taken. Natuurlijk bezit hij de kwalificaties die daarvoor nodig zijn; daar heeft u hem tenslotte op geselecteerd! Denk aan de voorbereiding van OR-vergaderingen en het maken van notulen. Vanuit de OR levert u een belangrijke bijdrage aan zijn werkresultaten door goede werkafspraken met elkaar te maken. Een sterke samenwerking tussen hem en uw OR is daarbij van levensbelang!

samenwerking

takenpakket

De kwaliteit van de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en de OR bepaalt de kwaliteit van zijn output. Die samenwerking kan betrekking hebben op de hele OR, maar kan zich in bepaalde gevallen ook beperken tot het dagelijks bestuur of enkele OR- of commissieleden. Iedere afzonderlijke taak van de ambtelijk secretaris vraagt om een specifieke samenwerking en inzet van uw OR. In de basis kent het takenpakket van iedere ambtelijk secretaris in elk geval:

  • agenda voor het OR-overleg opstellen;
  • notulen maken van het OR-overleg;
  • correspondentie vanuit de OR organiseren;
  • het OR-archief onderhouden;
  • werkbesprekingen voeren.

Een groot deel van de taken van de ambtelijk secretaris hangt samen met het OR-overleg. Het gaat om taken ter voorbereiding op, tijdens of na de OR-vergaderingen.

Uw ambtelijk secretaris vervult een belangrijke rol bij het OR-overleg. Dat start natuurlijk al bij de voorbereiding op een vergadering met het opstellen van de agenda. Om dat te kunnen doen, moet de ambtelijk secretaris alle ingediende stukken op een rij zetten, het verslag van het laatste overleg en de bijbehorende actiepuntenlijst erbij pakken...
Sterke notulen vormen de brug tussen opeenvolgende vergaderingen en brengen de continuïteit van uw OR-werk in kaart. Om goede verslagen te maken, moet de ambtelijk secretaris weten wat het doel is van het verslag en voor wie het is bedoeld. Vergaderverslagen hebben de volgende doelen: afspraken en besluiten controleerbaar maken; informeren van...
Naast het voorbereiden van de OR-vergadering, het notuleren en de nazorg bewaken, heeft de ambtelijk secretaris een heel belangrijke rol bij alle correspondentie van de OR. De mate waarin hij hiermee aan de slag gaat, geeft inzicht in hoeveel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid de ambtelijk secretaris heeft. U kunt vrij nauwkeurig bij de...
Iedere OR heeft een OR-archief en dat is meestal digitaal. Als er nog een papieren archief is, is dat vaak alleen voor enkele officiële documenten. Het grote voordeel van een digitaal archief is dat het niet uitmaakt waar u werkt: u kunt er vanaf iedere locatie bij. Andere voordelen spreken voor zich: digitaal lezen, snel kunnen doorsturen, niet...
Om alle taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijk secretaris goed uit de verf te laten komen, is het belangrijk om goed met elkaar te communiceren. Dat lukt het beste door hierover vaste afspraken te maken, bijvoorbeeld door een vast overleg in te plannen, zoals een (twee)wekelijkse werkbespreking waarin u – of de functioneel leidinggevende...