U bent hier

OR & Medezeggenschap
…
De ambtelijk secretaris8. Afscheid nemen van uw ambtelijk secretaris
Voor OR & Medezeggenschap

8. Afscheid nemen van uw ambtelijk secretaris

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier OR Rendement
Publicatiedatum: december 2018

Slecht functioneren, andere ambities, een reorganisatie of een veranderende behoefte aan invulling van de functie: het zijn allemaal redenen die ertoe kunnen leiden dat de ambtelijk secretaris ermee stopt. Hoewel u uw ambtelijk secretaris waarschijnlijk liever niet ziet vertrekken, is het verstandig om wel na te denken over een eventueel vertrek en wat daarmee samenhangt.

vervanger

Het kan zijn dat u er op dit moment warmpjes bij zit met uw ambtelijk secretaris. Toch kan het gebeuren dat de samenwerking eindigt. Het is dan goed om daarop te kunnen anticiperen. Dat doet u het beste als u weet welk soort reden ten grondslag ligt aan het vertrek. Dat bepaalt vaak ook hoe u omgaat met samenhangende zaken, zoals het zoeken van een vervanger en de overdracht.

8.1 Vertrek uit eigen overweging

Als een ambtelijk secretaris uit eigen overweging stopt, is dat vaak vanwege de inhoud van de functie bij uw organisatie óf de werkomstandigheden, bijvoorbeeld omdat hij door het dagelijks bestuur of de OR in zijn werkzaamheden wordt beknot. Ook het zelfstandige (lees: eenzame) karakter van de functie is soms een reden om te stoppen. 8.1.1...

8.2 Gedwongen vertrek

U heeft niet de bevoegdheid om de ambtelijk secretaris te ontslaan; die ligt bij de hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris. U kunt wel aangeven bij de hiërarchisch leidinggevende dat u niet tevreden bent over het werk van of de samenwerking met de ambtelijk secretaris. Vóór u dit met zijn hiërarchisch leidinggevende (meestal een...

8.3 Noodgedwongen vertrek

Soms dwingt een noodsituatie u tot de beslissing om te stoppen met de ambtelijk secretaris, bijvoorbeeld bij een reorganisatie als het aantal uren van zijn functie aanzienlijk zakt of als de functie zelfs op de schop gaat in het nieuwe plan. Een ambtelijk secretaris is vaak vanaf het begin op de hoogte en ziet de gevolgen voor zijn positie...

8.4 Exitgesprek

Veel organisaties voeren exitgesprekken met werknemers die vertrekken. In dat soort gesprekken haalt de organisatie naar boven hoe iemand zijn tijd bij de organisatie heeft ervaren. Doe dat ook met uw ambtelijk secretaris als hij vertrekt. Op basis daarvan kunt u verbeterpunten formuleren en dat meenemen bij zijn opvolger. Vaak speelt de HR-...

8.5 Overdracht van werkzaamheden

Juist omdat de functie van de ambtelijk secretaris een solistische functie is, is het belangrijk dat er een zorgvuldige overdracht is voor de opvolger van de ambtelijk secretaris. Een overdracht is een belangrijk onderdeel van het inwerkprogramma. In een overdrachtsdocument staan de taken, maar ook de belangrijke procedures en het reilen en zeilen...