6.2 Passief informatierecht
Een werkgever moet bepaalde informatie uit zichzelf aan de OR verstrekken zonder dat de raad daarnaar vraagt. Er is informatie die de werkgever aan het begin van de zittingsperiode van een nieuwe OR moet sturen en er is informatie die hij periodiek moet toesturen.
Eisen aan de verstuurde informatie
tijdig
Nederlands
De informatie die de werkgever verstuurt moet aan bepaalde regels voldoen, namelijk:
- De informatie moet tijdig zijn verstrekt.
- De verschafte informatie moet volledig zijn. De ondernemingsraad mag dus niet op het verkeerde been worden gezet, doordat er cruciale gegevens ontbreken.
- De informatie moet op een toegankelijke wijze worden aangeleverd. Dit betekent dat er geen sprake mag zijn van een ontoegankelijke of onbegrijpelijke brij én dat de informatie in de Nederlandse taal moet worden verstrekt.
6.2.1 Informatie aan begin van zittingsperiode
basisinformatie
eigenaar
naam
Zodra er een nieuwe OR is geïnstalleerd, moet de werkgever basisinformatie naar de OR sturen. Het gaat om de volgende informatie:
- de (organisatie)structuur van de organisatie;
- de rechtsvorm;
- de rechtspersoon die de organisatie in stand houdt;
- de statuten van de organisatie, als die er zijn. Dit is in elk geval verplicht bij onder meer bv’s, stichtingen en verenigingen;
- bij ondernemers die een natuurlijke persoon zijn of een maatschap of vof vormen: de naam en de woonplaats van de eigenaar (natuurlijk persoon), de maten (van de maatschap) of vennoten (van de vof);
- bij rechtspersonen: de naam en de woonplaats van alle bestuursleden en toezichthouders (zoals commissarissen);
- bij in een groep verbonden ondernemers: de betrokken ondernemers, de zeggenschapsverhoudingen, de naam en de woonplaats van degenen die zeggenschap uitoefenen;
- de naam en de woonplaats van alle ondernemers met wie de organisatie duurzame betrekkingen onderhoudt;
- de naam en de woonplaats van de bestuurders en alle overige belangrijke leidinggevenden;
- de verdeling van de bevoegdheden tussen de diverse bestuurders en leidinggevenden.
De werkgever moet uit eigen beweging informatie verstrekken over instemmings- en adviesaanvragen. Hij beschrijft daarbij de motieven voor het voorgenomen besluit, de verwachte gevolgen voor werknemers en maatregelen die hij gaat nemen om die gevolgen te beperken.
6.2.2 Periodieke informatie
De werkgever moet de OR volgens artikel 31 van de WOR ook periodiek van bepaalde informatie voorzien.
Financieel en economisch beleid
twee keer per jaar
resultaat
De gegevens over het financieel en economisch beleid moet hij twee keer per jaar verstrekken. Het gaat om gegevens over de werkzaamheden en de resultaten van de organisatie, en in het bijzonder als die gegevens kunnen leiden tot een adviesaanvraag (zie ook hoofdstuk 5 voor het adviesrecht).
Sociaal beleid
uitwerking
Ook moet de werkgever gegevens over het sociaal beleid delen. Dat doet hij minimaal één keer per jaar. Die gegevens hebben betrekking op de hoeveelheid werknemers en de verschillende groepen werknemers in de organisatie. De werkgever geeft aan wat voor beleid hij heeft gevoerd. Uit de gegevens moet blijken wat voor uitwerking de verschillende delen van het beleid hebben gehad voor verschillende afdelingen en functiegroepen.
De werkgever moet het specifiek aangeven als er uit het sociaal beleid een instemmingsaanvraag voort kan komen. Meer hierover lees je in hoofdstuk 4.
Inhuren adviesbureau
Als de werkgever een adviesbureau inschakelt voor een kwestie die instemmingsplichtig is, moet hij dit doorgeven aan de OR.
Beloningsverhoudingen
hoogte en inhoud
De werkgever moet jaarlijks informatie verstrekken over beloningsverhoudingen. Het gaat over de hoogte en de inhoud van arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken die gelden voor verschillende groepen werknemers.
Uitvoeringsovereenkomst
pensioen
Tot slot moet de werkgever de OR informeren over het instellen, wijzigen of intrekken van een uitvoeringsovereenkomst die samenhangt met het pensioen van de werknemers.
6.2.3 Arbospecifieke informatie
arbogedeelte
De werkgever kan je vragen om de informatievoorziening over het arbogedeelte voor je rekening te nemen. Het is dan natuurlijk handig als je weet om welke informatie dat gaat.
Algemene gegevens
De werkgever moet algemene gegevens over de uitgevoerde werkzaamheden en de resultaten van de organisatie aan de OR verstrekken en dan vooral die gegevens die onder het adviesrecht vallen. Zo is de OR voorbereid op een eventuele adviesaanvraag.
Jaarrekening en het jaarverslag
schriftelijk
De werkgever moet een kopie van de jaarrekening en het jaarverslag (in de Nederlandse taal) aan de OR sturen. Is de organisatie niet verplicht om een jaarrekening en een jaarverslag op te stellen, dan moet de werkgever de gegevens die normaal gesproken in deze twee documenten staan, naar de OR sturen. Dit moet hij schriftelijk doen.
Mogelijk lever je als arboprofessional een bijdrage aan het jaarverslag door bijvoorbeeld toe te lichten hoe de organisatie een duurzame inzetbaarheid van werknemers probeert te bewerkstelligen.
Verwachtingen nabije toekomst
adviesrecht
De werkgever moet de OR vertellen wat er op stapel staat in de komende tijd en wat voor resultaten worden verwacht. Zijn dat zaken die onder het adviesrecht vallen, dan moet de werkgever dat aangeven bij de OR.
Adviesplichtige onderwerpen kunnen gevolgen hebben voor de arbeidsomstandigheden. Meer hierover lees je in hoofdstuk 5.
Verwachtingen langere termijn
begroting
De werkgever moet ook bij de OR aangeven wat de verwachtingen op de langere termijn zijn door het meerjarenplan, de raming of de begroting van inkomsten of uitgaven beschikbaar te stellen– als de organisatie die tenminste opstelt.
Verwachtingen sociaal beleid
De werkgever moet toelichten hoe het sociale beleid er in het afgelopen jaar uitzag en hoe hij het aantal personeelsleden in het komende jaar voor zich ziet. Worden dat er meer, minder of blijft het aantal min of meer gelijk?
Ook moet hij een toelichting geven op het voorgenomen sociale beleid. Hij moet het daarbij benadrukken als er zaken zijn die kunnen leiden tot een instemmingsaanvraag. Ook zaken die samenhangen met de zorgtaken van de OR – zie ook paragraaf 1.2 – moet de werkgever toelichten.
Algemene gegevens over uitzendkrachten
veiligheid
De werkgever moet aangeven wat de situatie is omtrent uitzendkrachten in de organisatie en hoe hij verwacht dat die zich in het komende jaar gaat ontwikkelen. Verwacht hij dat er meer uitzendkrachten zullen worden ingezet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor de veiligheid op de werkvloer. Voor jou is dat ook meteen weer een aandachtspunt.
Adviesopdracht aan externe deskundige
uitkomst opdracht
Zit er een adviesopdracht aan een externe deskundige aan te komen en heeft deze opdracht betrekking op een onderwerp dat instemmingsplichtig is, dan moet de werkgever dat melden. De uitkomst van de opdracht kan effect hebben op de arbeidsomstandigheden.
Arbeidsvoorwaardelijke regelingen
vakantiedagen
De werkgever moet de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken per groep werknemers delen met de OR. Niet alleen wat betreft salarisschalen en vakantiedagen, maar bijvoorbeeld ook over de mogelijkheid om thuis te werken.
Structureren
duurzame inzetbaarheid
Het is handig als je de informatie niet lukraak op een berg gooit en aanbiedt aan de OR. Beschrijf het arbobeleid dat je tot dan toe hebt gevoerd en doe dat per bedrijfsonderdeel, afdeling of functie. Geef daarnaast ook weer wat de toekomstvisie van de organisatie op het arbobeleid is. Richt je je op het terugdringen van ziekteverzuim, wil de organisatie meer gaan inzetten op duurzame inzetbaarheid of gaat de aandacht naar het creëren van goede arbeidsomstandigheden in een onlangs overgenomen bedrijf?
6.2.4 Tijdstip van versturen
jaarverslag
De WOR beschrijft niet wanneer de werkgever de gegevens moet verstrekken. Het heeft namelijk geen zin om informatie in maart te sturen als het jaarverslag in april verschijnt. De OR en de werkgever spreken af wanneer welke informatie wordt toegestuurd. Het is handig als zij dit op papier vastleggen, zodat je weet wanneer je je deel kunt aanleveren.