tuchtrecht
vastlegging
De adviseur loopt risico op strafrechtelijke of tuchtrechtelijke gevolgen in de volgende situaties:
- niet doorvragen bij signalen dat betalingen of leveringen verband houden met gesanctioneerde landen, personen of entiteiten;
- administratief normaliseren van transacties die mogelijk onrechtmatig zijn;
- geen vastlegging van de afweging waarom een transactie toch is verwerkt.
6.5.1 Valkuilen om te vermijden
Een adviseur die kan aantonen dat deze drie valkuilen zijn vermeden – door vragen te stellen, antwoorden te documenteren en bij twijfel te melden – voldoet in de regel aan de verwachtingen van toezichthouders en de Wwft. Het signaleren van sanctierisico’s is geen theoretische exercitie. Vaak begint het met iets kleins: een ongewone betaling, een buitenlandse factuur of een klant die terloops vermeldt dat “de bank moeilijk doet over een overschrijving”.
6.5.2 Stappenplan
risico’s
herkennen
doorvragen
documentatie
noodzaak
melding
einde relatie
intern
bewustzijn
vaste
beslisroute
Door de onderstaande stappen te volgen kun je voorkomen dat je betrokken raakt bij transacties met gesanctioneerde partijen.
Herkennen van het risico. Bepaal of er sprake kan zijn van een sanctierisico. Komt de handelspartner uit een land waarvoor sancties gelden? Worden betalingen via omwegen gedaan? De eenvoudigste controle is het raadplegen van de sanctielijsten van de EU of de Rijksoverheid.
Stel de juiste vragen. Blijft er twijfel, vraag dan door. Wat is de aard van de transactie, wie is de uiteindelijke ontvanger of leverancier, welke goederen of diensten zijn geleverd en hoe vindt betaling plaats? Een zakelijke benadering is voldoende.
Documenteer de afweging. De Wwft verlangt dat een redelijke beoordeling kan worden aangetoond. Noteer in het dossier welke signalen zijn waargenomen, welke vragen zijn gesteld en wat de antwoorden waren. Een korte notitie of e-mail volstaat.
Beoordeel of melding nodig is. Blijven aanwijzingen bestaan dat de cliënt mogelijk handelt met gesanctioneerde partijen of landen, dan moet je melding doen bij de FIU-Nederland. Er hoeft geen zekerheid te zijn van een overtreding; een redelijk vermoeden is voldoende. De cliënt mag je niet op de hoogte brengen van de melding.
Overweeg beëindiging van de dienstverlening. Als een cliënt weigert openheid te geven over buitenlandse transacties of als het risico structureel is, kan beëindiging van de relatie de meest zorgvuldige optie zijn.
Zorg voor intern bewustzijn. Collega’s die administraties verwerken zien signalen vaak eerder dan de eindverantwoordelijke adviseur. Leg daarom intern vast dat buitenlandse betalingen of transacties met risicolanden altijd worden besproken.
Volg een vaste beslisroute. Leg vast hoe binnen het kantoor wordt omgegaan met mogelijke sanctierisico’s:
- signaal opmerken;
- intern overleg;
- dossieronderzoek;
- cliënt bevragen;
- zo nodig compliance raadplegen;
- eventueel melden bij FIU-Nederland.
De rol van de adviseur is niet het handhaven van sanctieregels, maar het voorkomen van betrokkenheid bij overtredingen. Door alert te zijn op herkomst, route en doel van betalingen, door te vragen en bevindingen vast te leggen, voldoet de adviseur aan de wettelijke verwachtingen.