9.2 De achterban om informatie vragen

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier OR Rendement

Publicatiedatum: april 2014

ruggespraak

Een ondernemingsraad wordt eens in de zoveel jaren gekozen door het personeel van een onderneming. Hierdoor heeft de raad een officieel mandaat om namens alle werknemers te overleggen met de bestuurder. Daarvoor hoeft de OR formeel gezien dan ook geen ruggespraak meer te houden met zijn achterban. Achterbanberaad is nu (nog) niet verplicht, maar er zijn plannen om het in bepaalde gevallen wel verplicht te stellen. Ondanks dat het nu niet verplicht is, doet de OR er goed aan regelmatig ruggespraak te houden met zijn achterban.  Voor het raadplegen van de achterban heeft u in grote lijnen twee verschillende instrumenten tot uw beschikking:

het organiseren van een achterbanbijeenkomst;
het houden van een enquête.

9.2.1 Belang

verkiezingen

Raadpleegt u nooit de achterban, dan krijgt u vanzelf een keer de rekening gepresenteerd. Bijvoorbeeld bij de OR-verkiezingen. Maar ook de bestuurder kan gaan vermoeden dat de OR slechts voor eigen parochie preekt, en niet de gevoelens of gedachten van de werknemers vertegenwoordigt. Op die manier groeit de kans dat u niet serieus wordt genomen en als gevolg daarvan geen resultaten kunt boeken.

Onderhandelingspositie van de OR versterken

mobiliseren

De achterban is van onschatbare waarde voor de positie van de OR. Als de raad precies op de hoogte is van wat er leeft onder de werknemers, versterkt dat uw onderhandelingspositie enorm. Door de werknemers bij belangrijke onderwerpen ook daadwerkelijk te betrekken en te mobiliseren, kan de raad ook de ondernemer vaak flink onder druk zetten.

9.2.2 Communicatie vormgeven

structuur

Om effectief informatie te vergaren onder de werknemers, is het belangrijk dat u op regelmatige basis communiceert met de achterban. Probeer daarin een structuur en een bepaalde regelmaat te vinden.

Contact doseren

Doseer wel uw contact met de achterban. Het is ook weer niet de bedoeling dat de OR bij elk wissewasje uitgebreid met de achterban gaat overleggen. De raad moet het contact en de raadpleging doseren, anders is de ondernemingsraad immers eerder een spreekbuis dan een vertegenwoordiger van het personeel. Bovendien krijgt u bij elk contact heel veel informatie, ook veel informatie waar u eigenlijk niets mee kunt. Neem dus alleen contact op met de achterban als het er echt toe doet.

Raadplegen van achterban niet altijd nodig

gevoelig

Sommige zaken kan de OR prima zelf afhandelen. De volgende taken zijn doorgaans prima zelfstandig uit te voeren als het om niet al te gevoelige kwesties gaat:

advies uitbrengen, instemming geven of onthouden;
onderhandelen;
afwegen van belangen;
bepalen van het beleid;
stellen van prioriteiten.

raken

Het is wél raadzaam om de achterban te raadplegen als er grote beslissingen staan te gebeuren, die (een deel van) de werknemers persoonlijk kunnen raken.

9.2.3 Achterbanbijeenkomst

antwoord

gevolgen

standpunten

Om de meningen van uw achterban te peilen, kan uw OR in de eerste plaats een achterbanbijeenkomst organiseren. Tijdens deze bijeenkomst kunt u dan bijvoorbeeld proberen om antwoord te krijgen op vragen als:

Worden in het voorgenomen besluit om te reorganiseren de échte problemen in de organisatie aangepakt?
Welke (negatieve) gevolgen heeft de voorgenomen reorganisatie van de mensen op de werkvloer?
Welke wensen hebben de werknemers met betrekking tot de inhoud van een sociaal plan?
Is de achterban het eens met de standpunten van de OR en de eisen die de ondernemingsraad op tafel wil leggen tijdens de overlegvergadering met de bestuurder over het voorgenomen besluit?

Aankondiging

mededeling

Het is van belang om de achterban zo ver mogelijk van tevoren te informeren over de op handen zijnde bijeenkomst. Dit kan door middel van mededelingen op het prikbord, internet of intranet, in de OR-nieuwsbrief, tijdens het werkoverleg of door alle werknemers een persoonlijke uitnodiging te sturen, wat per post of per e-mail kan gebeuren.

Organiseer alleen een achterbanbijeenkomst als die gaat over een onderwerp dat leeft onder de werknemers. Een bijeenkomst die slechts een handvol belangstellenden trekt, leidt niet alleen tot frustraties bij de OR en de bezoekers, maar laat de bestuurder misschien denken dat de OR nauwelijks op steun van de achterban kan rekenen.

Tijd en plaats

termijn

aanwezig

ruimte

gelegenheid

werktijd

Bij het organiseren van een achterbanbijeenkomst is het in de eerste plaats van belang om datum, tijd en plaats zorgvuldig te kiezen. Hierbij gelden onder meer de volgende aandachtspunten:

Plan de bijeenkomst niet op een te korte termijn, want dan zullen werknemers al andere verplichtingen hebben, of bijvoorbeeld niet meer in staat zijn om oppas te regelen.
Kies voor een dag waarop de meeste collega’s aanwezig zijn. Woensdag en vrijdag zijn dagen waarop relatief veel parttimers thuiszitten, dus dat zijn alvast geen geschikte dagen.
Vaak vindt een achterbanbijeenkomst plaats in de kantine of in een andere ruimte van de onderneming, maar u kunt ook besluiten om voor een andere locatie te kiezen, als dit mogelijk is.
Als in uw onderneming in ploegendiensten wordt gewerkt, kan het soms nodig zijn om twee achterbanbijeenkomsten te houden, zodat iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om zijn zegje te doen.
Het kan het proberen waard zijn om de bestuurder te vragen of de achterbanbijeenkomst onder werktijd mag plaatsvinden, bijvoorbeeld van 16.00 tot 17.00 uur. U heeft dan de meeste kans dat zo veel mogelijk medewerkers daadwerkelijk komen opdagen. Buiten werktijd zullen sommige werknemers al snel afhaken, bijvoorbeeld omdat ze hun kinderen op moeten halen.

9.2.4 Enquête

nadelen

ideeën

Hoewel voor het raadplegen van de achterban vaak wordt gekozen voor een bijeenkomst, zijn er wel wat nadelen aan verbonden. Het belangrijkste nadeel is dat tijdens zo’n bijeenkomst de schreeuwers vaak de overhand krijgen en het dan heel lastig wordt om de mening van álle werknemers te peilen. Velen houden dan hun mond, terwijl zij best vragen zullen hebben en misschien ook wel heel nuttige ideeën en suggesties én reële angsten en twijfels hebben. Om ook deze mensen de kans te geven om zich te laten ‘horen’, kunt u een enquête houden.

Realistische eisen

doel

verwijt

Om te voorkomen dat werknemers niet-realistische eisen gaan stellen, moet de OR duidelijk aangeven wat het doel van de enquête is. Stel bijvoorbeeld dat de bestuurder wil reorganiseren, dan moeten de werknemers niet het idee krijgen dat in de enquête aan hen wordt gevraagd of de reorganisatie wel of niet moet plaatsvinden. Want als iedereen dan zegt dat dit niet moet gebeuren, waarna de reorganisatie tóch doorgaat, dan krijgt de OR het verwijt niets met de uitkomsten van de enquête te hebben gedaan.

In plaats daarvan moet u in zo’n situatie helder aangeven dat de centrale vraag bijvoorbeeld is hóe de reorganisatie – die dan dus niet ter discussie wordt gesteld – moet worden uitgevoerd. Dat levert u informatie op waar u wel wat mee kunt.

Meerkeuzevragen

open vragen

voorselectie

Werk daarnaast zo veel mogelijk met meerkeuzevragen. Hiermee voorkomt u dat u wordt opgescheept met verlanglijstjes en heel veel verschillende meningen. Want bij open vragen kunnen werknemers lukraak van alles roepen, terwijl bij meerkeuzevragen alleen kan worden gekozen tussen (haalbare) alternatieven die de OR vooraf heeft geïnventariseerd. U heeft dan al een voorselectie gemaakt en de achterban kan vervolgens aangeven wat volgens haar de prioriteiten zijn.

Suggesties

Naast het gebruik van meerkeuzevragen kán de OR altijd de mogelijkheid bieden om suggesties te doen, mits u zich goed bewust bent van de risico’s die dit met zich meebrengt.

Aandachtspunten voor een enquête

anoniem

resultaten

bekendmaken

Een enquête afnemen doet u niet zomaar even. Hieronder vindt u enkele aandachtspunten:

Iedere werknemer moet de gelegenheid krijgen om de enquête in te vullen.
De werknemer moet de enquête anoniem kunnen invullen. Bij een papieren enquête is dit sowieso geen probleem, maar als u voor het houden van de enquête gebruikmaakt van bepaalde software of een applicatie via internet, moet u kunnen garanderen dat alle resultaten anoniem worden verwerkt.
De enquête – dan wel de uitnodiging hiertoe, bij een digitale enquête – moet worden verstuurd (ruim) voordat de ondernemingsraad zijn advies uitbrengt, zodat de resultaten van de enquête nog kunnen worden meegenomen. Dat lijkt misschien een open deur, maar in de praktijk is er soms wel degelijk een ondernemingsraad die zijn achterban raadpleegt op het moment dat het OR-advies feitelijk al vaststaat.
Na afloop van de enquête moet de ondernemingsraad de resultaten bekendmaken (zie hieronder over hoe u de achterban het beste kunt informeren).

U bent hier