7.2 Succesvol voorstel indienen
initiatiefprocedure
voorbereiding
De WOR schrijft wel voor hoe de initiatiefprocedure moet verlopen, maar geeft (helaas) geen tips voor een zo succesvol mogelijke aanpak. Die begint bij de voorbereiding. Hierbij zijn een aantal zaken van groot belang:
- het beschikken over de benodigde informatie;
- het polsen van de werkgever in de overlegvergadering;
- een goed contact met de werknemers.
7.2.1 Informatie
informatierecht
Misschien heb je bepaalde informatie nodig om het voorstel te onderbouwen. Als je niet zomaar over die informatie kunt beschikken, kan de OR deze opvragen bij de werkgever op basis van het informatierecht. De raad kan namelijk alle informatie opvragen die noodzakelijk is voor het OR-werk. Meer hierover las je in hoofdstuk 6.
Gaat het om specifieke kennis die de organisatie niet in huis heeft? De OR mag ook besluiten om kennis te verwerven door een deskundige in te schakelen. Daaraan zijn vaak kosten verbonden. Die kosten zijn voor de organisatie en de OR moet dit vooraf melden aan de werkgever.
Aansluiten
meerjarenplan
Daarnaast is het heel belangrijk dat de OR informatie heeft over de plannen van de werkgever met betrekking tot de (nabije) toekomst. Informatie hierover staat onder meer in meerjarenplannen en de begroting. De OR heeft een wettelijk recht op deze informatie. Ook kan de halfjaarlijkse overlegvergadering over de algemene gang van zaken in de organisatie veel inzicht verschaffen in de aanstaande beleidsontwikkelingen. Een initiatiefvoorstel zal altijd veel kansrijker zijn als het aansluit bij bestaande plannen.
De werkgever kan voor sommige toekomstige plannen geheimhoudingsplicht opleggen aan de OR. Het kan dus zijn dat de raad niet alles met je kan delen.
7.2.2 Polsen werkgever
mondeling
Het indienen van een schriftelijk voorstel kost nogal wat tijd en moeite, aangezien dit voorzien moet zijn van een goede onderbouwing. Daarom kan het verstandig zijn om eerst mondeling te polsen hoe de werkgever erover denkt, bijvoorbeeld tijdens een overlegvergadering.
Op papier zetten
Als de werkgever het plan direct naar het ronde archief verwijst, kun je met de ondernemingsraad overleggen of je jezelf misschien heel veel moeite moet besparen. Maar als hij het voorstel niet direct afwijst of als zijn eerste reactie zelfs (voorzichtig) positief is, loont het misschien wél de moeite om het voorstel op papier te zetten en schriftelijk in te dienen. Zo kan de werkgever de details nalezen en eventuele verdere vragen stellen.
Vier soorten reacties van werkgever
enthousiast
prullenbak
Als de OR een mondeling voorstel doet in de overlegvergadering, zijn er van de kant van de werkgever verschillende soorten reacties mogelijk:
- De werkgever neemt het voorstel enthousiast over en gaat hiermee direct aan de slag.
- De werkgever vindt het best een goed idee, maar heeft nog niet meteen voor ogen hoe dit uitgevoerd zou moeten worden.
- De werkgever twijfelt, maar komt niet met bezwaren die onoverkomelijk zijn.
- De werkgever verwijst het voorstel al naar de prullenbak voordat het op papier staat.
7.2.3 Goed contact
Je maakt de arbeidsomstandigheden zo gezond en veilig mogelijk voor de werknemers in de organisatie. Als je een plan hebt om de situatie nog beter te maken, is het belangrijk dat de werknemers erachter staan. Zij krijgen er tenslotte uiteindelijk mee te maken.
Draagvlak
Het is belangrijk dat je samen met de OR polst of een idee voldoende draagvlak heeft onder de werknemers. Dit is niet alleen van belang als een OR-lid of jij zelf met een plan op de proppen komt, maar ook als een voorstel afkomstig is van een collega. Het is tenslotte goed mogelijk dat de andere werknemers hier totaal niet op zitten te wachten.
Profiteren van de voelsprieten van de OR
problemen aankaarten
Als arboprofessional zul je regelmatig een rondje maken over de werkvloer en vragen aan werknemers hoe het gaat. Maar ook de leden van de ondernemingsraad spreken regelmatig met werknemers. Zij moedigen werknemers aan om problemen aan te kaarten en ideeën in te dienen. Werk samen met de ondernemingsraad en bespreek regelmatig de signalen die je opvangt. Zo kun je de arbeidsomstandigheden in de organisatie nóg beter maken.
7.2.4 Vervolg
vervolgstap
Afhankelijk van de eerste reactie van de werkgever op het voorstel, maak je samen met de OR een keuze over de vervolgstappen.
Enthousiasme
verwachting
Als de werkgever heel enthousiast op het mondelinge voorstel reageert en hiermee zelfs direct aan de slag wil, is een schriftelijk voorstel niet eens meer nodig. Wel is het dan belangrijk dat je duidelijk bespreekt wat ieders verwachtingen zijn en dat je die eventueel op papier zet. Houd daarna de vinger aan de pols bij de uitvoering. Het is hierbij onder meer verstandig om heldere afspraken te maken over de termijnen waarop een en ander moet zijn afgerond. Je kunt deze termijnen vervolgens bewaken.
Stel een werkgroep in, waarin je samen met de werkgever en een paar OR-leden plaatsneemt. Daarnaast kun je een paar werknemers vragen om hieraan deel te nemen. Zij kennen de praktijk tenslotte het beste.
Weerstand
moeite besparen
Als de werkgever echt tegen is, kun je samen met de OR besluiten om het plan meteen van tafel te halen en jezelf de moeite te besparen. De werkgever ziet er toch niets in.
Reageren
gemotiveerd
Toch zijn er wel argumenten om ondanks de weerstand alsnog een schriftelijk initiatiefvoorstel in te dienen. Hierin kun je namelijk reageren op de bezwaren die de werkgever mondeling heeft geuit. Misschien slaag je er samen met de OR alsnog in om met argumenten te komen waarvoor de werkgever wél gevoelig is. Bovendien dwing je de werkgever op deze wijze om tot een gemotiveerd besluit te komen.
Twijfel
Als de werkgever twijfelt, maar niet direct met onoverkomelijke bezwaren komt, kun je samen met de OR eveneens een schriftelijk voorstel indienen. Als het gaat om een advies- of instemmingsplichtig onderwerp (zie hoofdstuk 4 en 5), kan de OR de werkgever ook schriftelijk uitnodigen om een voorgenomen besluit te nemen en een advies- of instemmingsprocedure te starten.
Het is verstandig om in de uitnodiging alvast aan te geven aan welke criteria het voorgenomen besluit moet voldoen voor instemming of een positief advies van de OR.
Hobbels op de weg
uitgebreid
Tot slot is het ook mogelijk dat de werkgever positief op het mondelinge voorstel reageert, maar ook meteen aangeeft niet voor ogen te hebben hoe dit plan uitgevoerd moet worden. In dat geval kun je het beste kiezen voor een uitgebreide schriftelijke uitwerking van het voorstel.
De tijd nemen voor een goed voorstel
vorm
Nadat je samen met de OR-leden hebt besloten of en in welke vorm je een schriftelijk voorstel wilt indienen, zul je het initiatiefvoorstel op papier moeten zetten. Dit is mogelijk geen alledaags werk voor zowel jou als de OR-leden en kan daardoor een lastige klus zijn.
Realistisch
voldoende tijd
Geef aan de werkgever door wanneer hij het voorstel kan verwachten en wees daarbij realistisch. Overschat niet hoe lastig het is om een goed onderbouwd voorstel in elkaar te zetten en neem er voldoende tijd voor. Mocht je niet alle arbokennis in huis hebben, dan kan de OR een externe deskundige inschakelen om je te adviseren.
Positief
uitvoering
En dan is het goed mogelijk dat het antwoord positief is: de werkgever neemt je voorstel over, al dan niet gedeeltelijk. In dat geval doe je er goed aan om betrokken te blijven bij de uitvoering. Dit kan zijn door je actief met de uitvoering te bemoeien of puur door een toezichthoudende rol te spelen.