6.3 Storingen
Je wordt voortdurend in je concentratie en in je werk gestoord. Onder meer door binnenvallende collega’s die zeggen dat ze iets niet voor elkaar krijgen zonder jouw hulp. Je bent graag behulpzaam, maar vreest tegelijkertijd dat de gevolgen in je eigen werkschema merkbaar zullen zijn.
Tips tegen onverwachte bezoekers
- Doe de deur van je werkkamer dicht.
- Zet het kopieer- en koffieautomaat uit je kamer op de gang.
- Verkoop op dit moment ‘nee’, maar zeg dat je later op de dag wel tijd hebt.
- Zorg dat iedereen weet dat je op bepaalde tijdstippen hard aan het werk bent.
- Werk als je het druk hebt in de spreekkamer, of in de bibliotheek. Wie weet bent je zelfs even onvindbaar!
- Ga thuiswerken of zelfs helemaal ergens anders, ‘op locatie’ dus.
Gulden middenweg
tijdslimiet
Bruut iemand de deur wijzen ligt waarschijnlijk niet in je aard. Kies dan voor de gulden middenweg: geef aan dat je alleen kort de tijd hebt om ergens naar te kijken, bijvoorbeeld een kwartiertje. Ga vervolgens niet over die tijdslimiet heen, anders levert het je uiteindelijk niets op.
Regelmatig overleg
Is je collega nog niet tevreden of gerustgesteld na je inbreng? Schroom dan niet om zaken te delegeren. Verder kun je bijvoorbeeld met collega’s of anderen regelmatig overleg afspreken (bijvoorbeeld wekelijks). Dan word je niet telkens opnieuw gestoord op momenten dat het je helemaal niet uitkomt, maar heb je er zelf tijd voor vrijgemaakt.
Telefoon
rinkelen
hoeveel tijd
Als de telefoon gaat, kun je die niet lekker laten rinkelen; daar zullen je collega’s die in dezelfde ruimte zitten vreemd van opkijken. De beller trouwens ook, want die belt niet voor niets tijdens kantooruren. De telefoon moet inderdaad opgenomen worden, maar misschien niet door jou. Je kunt op tijdstippen dat je heel druk aan het werk bent een collega vragen of je naar hem of haar mag doorschakelen. Of natuurlijk naar een secretaresse of de receptie.
Tips voor een korter bezoek
- Is het steeds dezelfde persoon die langskomt, maak dan een echte afspraak, op een moment dat jou beter uitkomt.
- Spreek van tevoren samen met je bezoek af hoeveel tijd je aan de bespreking wilt besteden.
- Bedenk manieren om iemand fijntjes de deur te wijzen, zonder dat hij het persoonlijk opvat.
- Ga zelf langs bij een collega; je kunt dan weg wanneer jíj dat wilt.
Hart luchten
belofte
resoluut
Belt iemand – of dit nu intern of extern is – met een klacht die aan jou of je werk te wijten is, dan ben je natuurlijk wel verplicht om zelf op te nemen. Zorg in dat geval dat je het initiatief hebt, en houdt. Laat de persoon in kwestie zijn hart luchten en neem hem serieus, maar stuur het gesprek zachtjes richting een afspraak of een belofte van wat je aan de fout gaat doen. Controleer daarna of de beller hiermee instemt en sluit resoluut af.
Blijf in een gesprek waarin je verwijten te incasseren krijgt hoe dan ook vriendelijk en correct. Anders zit je zo in een tijdrovend nieuw conflict.