7.1 Vluchtwerk
reclameblaadjes
Het is donderdagochtend en de koerier bezorgt de post. Naast de gebruikelijke facturen en offertes zitten er ook veel reclameblaadjes tussen. ‘Handig’, zeg je tegen jezelf, want je moet binnenkort nieuwe mobiele telefoons bestellen voor je medewerkers. Je pluist de telefoniefolders van voor tot achter uit, maar aan het eind van de rit weet je nog steeds niet welke telefoon het moet worden. Maar dat komt, zeg je tegen jezelf, omdat je er de tijd niet voor neemt.
Een dagje op kantoor
Outlook
Een ander voorbeeld. Je moet rond het middaguur iets af hebben. Daarom ben je nu, voor de file uit, al om half acht op kantoor. Binnengekomen zet je meteen je computer aan. Die heb je nu eigenlijk niet nodig, maar het is een automatisme. Na drie minuten opstarten – iets waar je ook gedachteloos op zit te wachten – vertelt Outlook dat je zes nieuwe mailtjes hebt. Je opent ze allemaal en op één ervan reageer je meteen. Met een heel betoog. Dan nog even een tweede koffie halen voordat je echt gaat beginnen. Ha, daar komt Karin binnenlopen! Ze is als echte Rotterdamse natuurlijk voor Feyenoord en die club heeft gisteravond gewonnen. Even vragen hoe blij ze zich voelt. Inmiddels is het alweer bijna half negen, het tijdstip waarop je normaal gesproken altijd begint…
Uitstelgedrag is een bekend fenomeen in vrijwel elke werkomgeving. Soms gebeurt het bewust, soms beredeneerd en soms heeft het uitstel geen geldige reden.
Barrière
op adem
Uitstelgedrag komt op elk kantoor voor. Het helpt om een beetje op adem te komen. Daar is weinig mis mee, als het ook dat doel heeft. Veel vaker maak je echter dergelijke uitstapjes omdat je het belachelijk druk hebt en een barrière voelt om daadwerkelijk aan iets te beginnen. Misschien wel omdat het heel vervelend werk is.
Besluiteloosheid
neem een beslissing
Als je je met dit soort bezigheden inlaat, zie je waarschijnlijk als een berg op tegen werk dat wél belangrijk is. Je weet dat, maar het lukt je niet om helder te krijgen hoe je deze klus het beste kunt aanpakken. Je durft geen besluit te nemen, want wat als het verkeerd uitpakt? Hier moet je echt iets aan doen. Maak fouten en leer ervan. Neem een beslissing, ook al is het achteraf de verkeerde, of niet de allerbeste. Je wilt verder komen in je werk. Dat lukt niet door alleen maar te proberen om niets fout te doen.
Niet de hoogste prioriteit, dus uitstelgedrag
Uitstelgedrag betekent niet dat iemand niets doet. Een ‘uitsteller’ is echt wel met iets bezig. Hij doet het, omdat het niet tot de A-prioriteiten behoort. Maar als het lezen van vakliteratuur het enige (en dus het belangrijkste) op zijn lijstje zou zijn, doet hij het dan ook met zoveel overgave? Waarschijnlijk niet.
Faalangst
zonder problemen
Als het iemand uit jouw team uit faalangst, of vanwege andere redenen, steeds weer niet lukt om zijn belangrijkste taak tot een goed einde te brengen, geef hem dan taken die overduidelijk van minder belang zijn. Je zult versteld staan hoeveel van dergelijke opdrachten je teamlid gewoon zonder problemen volbrengt. En daar heb je echt wel wat aan.
Compensatiegedrag voor kwadrant I
niet lui
googelen
Het is zeer de vraag of het je altijd is aan te rekenen dat je te veel in het vierde kwadrant vertoeft. Je bent namelijk niet lui. Het heeft er veel meer mee te maken dat je je zaken niet goed genoeg op orde hebt en daardoor veel in kwadrant I (belangrijk én dringend) moet werken. Dat kost kracht en energie, en daarvan wil en moet je ook regelmatig uitrusten. Dus ga je dingen googelen, of blijf je langer koffiedrinken bij een collega.
Gebrek aan discipline
afstudeerscriptie
Hoe dan ook, uitstelgedrag is een gebrek aan discipline. De boog kan natuurlijk niet altijd gespannen zijn, maar je kunt jezelf misschien wél wat vaker achter de vodden zitten. Zonder discipline heeft het weinig zin om je in timemanagement te verdiepen. Dan lees je enkel wat je had moeten doen om je werk soepeler te laten verlopen. Je weet heel goed dat de nieuwe collega uitgebreid naar zijn afstudeerscriptie vragen dat alleen maar in de weg staat.
Voorzichtig begin
begin
Niemand beweert dat het eenvoudig is om gedrag te veranderen. Maar ondertussen heb je in de voorgaande hoofdstukken al de voordelen leren kennen die het je kan opleveren. Waarschijnlijk ook voor je privéleven. Maak er in ieder geval een begin mee, desnoods heel voorzichtig.
Het bestrijden van uitstelgedrag
hapklare brokjes
Enkele maatregelen die uitstelgedrag beperken:
- Denk aan de positieve gevolgen van iets wél doen en aan de negatieve gevolgen van iets níet doen.
- Snijd het project in hapklare blokjes, die je in korte tijd kunt afronden.
- Begin met het leukste gedeelte van het werk.
- Voeg er iets extra’s aan toe, iets waar je veel plezier aan beleeft.
- Maak een beginnetje, zo verdwijnt het schrikbeeld van een leeg A4’tje.
- Probeer medewerking te krijgen van je collega’s.