1.2 Tijdwinst boeken
Als je opschrijft wat je op een dag allemaal doet, zul je zien dat veel tijd opgaat aan zaken als bellen, mailen en op weg zijn naar afspraken. Onvermijdelijk, maar je kunt het zeker beperken. Door bijvoorbeeld je werkzaamheden te clusteren, voorkom je dat al je werk door elkaar lijkt te lopen.
Dubbele acties: vaak een averechts effect
omgekeerde
Het lijkt onschuldig: snel even een boterham wegwerken tijdens een vergadering. Of in de auto, op weg naar een afspraak, nog even een paar telefoontjes afwikkelen. Maar in plaats van tijdwinst, leveren dergelijke ‘dubbele’ acties vaak het omgekeerde op: je maakt meer fouten en je gevoel van stress neemt toe. Luister in je auto gewoon naar ontspannende muziek, maak je hoofd af en toe helemaal leeg en geniet écht van je lunch.
Stress en werkdruk verminderen
Het ‘agenderen’ van rustmomenten lijkt in eerste instantie tegenstrijdig met je doel, maar uiteindelijk gaat het óók om een verminderd gevoel van stress en werkdruk, niet alleen om tijdwinst. In dit themadossier leer je manieren om je activiteiten beter te managen in de tijd die je ter beschikking staat én om het stressgevoel te verminderen.
Ruim 50% managers heeft te volle agenda
in de knoop
onverwachte taken
Een wat legere agenda: dat wil iedereen wel. Uit onderzoek blijkt dat de agenda van 53% van de managers te vol zit. Slechts 16% slaagt erin ruimte in de agenda te houden. Als ook jouw agenda te strak is volgepland, raak je in de knoop met deadlines. Plan daarom iedere dag ruimte in voor onvoorziene zaken. Gun jezelf twee uur per dag om in te lopen of onverwachte taken op te pakken. Voor de onvoorziene zaken die geen directe actie vereisen: plan ze meteen in. Heb je tijd over? Werk dan achterstallig werk weg of ruim je mailbox op.
Kwartier
videovergaderingen
Plan vergaderingen ook niet te dicht op elkaar; houd er minstens een kwartier tussen. Zeker als het om videovergaderingen gaat, is het belangrijk om je brein even tot rust te laten komen. Daarnaast schiet je zo niet meteen in de stress als een vergadering iets uitloopt.
Versplinterd
concentratie
Constant moeten schakelen tussen taken en projecten werkt daarnaast niet productief. Het steeds weer opstarten van een nieuwe taak kost tijd en energie. Werk daarom met aandacht aan één klus tegelijk. De dag voelt dan ook minder versplinterd aan, waardoor je minder werkdruk ervaart. Een moeilijke klus die veel concentratie vereist? Schakel dan de telefoon en mailalerts tijdelijk uit.