7.1 Kwantiteit en kwaliteit

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: april 2025

keuze

Ook bij het bepalen van het beschikbare personeelsbestand kun je de kwantiteit (de hoeveelheid beschikbaar personeel), de kwaliteit (wat de werknemers in de functies kunnen) of beide in kaart brengen. Het spreekt voor zich dat deze keuze overeen moet komen met wat er voor het benodigde personeelsbestand in kaart is gebracht. Een onderneming kan de beschikbare hoeveelheid werknemers in kaart brengen door te kijken naar de informatie uit het personeelsinformatiesysteem. In dat systeem is alle relevante informatie over de werknemers van de onderneming te vinden.

7.1.1 Kwantitatief personeel

maatwerk

vier factoren

pensioen

verloop

In deze stap maak je een zo goed mogelijke voorspelling van het aantal werknemers waar de onderneming over enkele jaren over zal beschikken (strategische personeelsplanning). Dit kun je doen op het niveau van de individuele functies of clusters van functies. Welke factoren je meeneemt in deze voorspelling is maatwerk per onderneming en hangt bijvoorbeeld af van hoeveel werknemers in de functies werkzaam zijn en of er veel of weinig mobiliteit van werknemers is. Er zijn vier belangrijke factoren die meespelen bij het voorspellen van beschikbaar personeel in de toekomst:

pensioneringen: deze gegevens neem je eigenlijk altijd mee in een strategische personeelsplanning, omdat het moment dat een werknemer met pensioen gaat al redelijk nauwkeurig in te schatten is op basis van de geboortedatum van de werknemer en de – daarvan afgeleide – datum waarop de werknemer recht heeft op AOW.
autonome uitstroom: het gaat hier om het verloop van werknemers die hun arbeidsovereenkomst zelf opzeggen en niet met pensioen gaan.

Waarom geen aandacht voor instroom?

doorstromen

afloop

Er is een goede reden waarom het vaak verstandig is instroom niet mee te nemen bij het voorspellen van de beschikbare hoeveelheid werknemers over enkele jaren. Als je beschikbaar personeel zonder instroom berekent, en dit vergelijkt met het benodigde aantal werknemers, krijg je een zuiver beeld van het aantal werknemers dat de komende jaren in de verschillende functies geworven moet worden. Je kunt vervolgens evalueren of het vervullen van deze vacatures met werknemers van de juiste kwaliteit een knelpunt oplevert of dat er geen probleem verwacht wordt. De enige uitzondering op bovenstaande is als de onderneming jaarlijks in bepaalde functies een voorspelbare instroom kent, zoals bij een jaarlijke traineeship.

doorstroom: voor de functies waarvoor je op basis van historische data kunt aangeven hoeveel procent normaal gesproken doorstroomt in een gegeven jaar, is het wenselijk de doorstroom mee te nemen in de berekening van de aantallen fte’s die in de toekomst beschikbaar zullen zijn. Het gaat hier om zowel de afname in de oude functie als de toename in de nieuwe functie.
aflopen tijdelijke contracten: het aflopen van tijdelijke contracten kan het aantal werknemers beïnvloeden dat een onderneming de komende jaren beschikbaar zal hebben. Dit is echter alleen het geval als een substantieel deel van de tijdelijke contracten niet wordt verlengd.

7.1.2 Veranderingen bij ongewijzigd beleid

ontwikkelen

Voorgenoemde factoren komen bij strategische personeelsplanning het meest voor om te voorspellen hoe de hoeveelheid werknemers binnen de onderneming zich bij ongewijzigd beleid zal ontwikkelen. Deze lijst is echter zeker niet uitputtend. Andere voorbeelden van factoren die in deze berekening meegenomen kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

het percentage gewerkte meeruren;
opname van levensfasebudgetten;
verandering van parttimefactor naarmate de werknemer ouder wordt.

Welke factoren je meeneemt bij het voorspellen van de beschikbare hoeveelheid personeel is altijd maatwerk. Alleen het meenemen van pensioneringen in de berekening is wel het minimum, maar die variant biedt in sommige situaties al veel inzicht.

Beperkingen

Het is van belang te beseffen dat het model dat hier geschetst wordt, net als andere modellen een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid is. De berekening zal daarom waarschijnlijk nooit precies uitkomen. Een goed gemaakte voorspelling van het in de toekomst beschikbare personeel is niettemin goed bruikbaar, zolang je maar rekening houdt met de foutenmarge van de voorspelling en de uitkomsten als een goed onderbouwde indicatie ziet in plaats van een exacte uitkomst.

7.1.3 Kwalitatief personeel

nu presteren

vlootschouwen

In deze stap vorm je een beeld van de kwaliteit van het personeelsbestand dat de onderneming de komende jaren tot haar beschikking zal hebben. Dit beeld ontstaat meestal door te kijken naar hoe werknemers nu presteren in hun functie. Daarna probeer je een beeld te vormen van hoe werknemers zich de komende jaren nog zouden kunnen en willen ontwikkelen in hun werk. Het op een gestructureerde wijze in kaart brengen van prestaties en ontwikkelpotentieel van werknemers – en de onderlinge afstemming van de individuele oordelen daarover – wordt vlootschouwen genoemd. In de vlootschouw in zijn oervorm schat je per werknemer de huidige prestaties en het ontwikkelpotentieel in.

Er bestaan uiteraard allerlei varianten op de vlootschouw, bijvoorbeeld een schouw waarin je ook de ambitie van de werknemer meeneemt of de vitaliteit van de werknemer.

Voorbereiding

tweetal vragen

Een vlootschouw start meestal met een individuele voorbereiding door de direct leidinggevenden van de werknemers. Een leidinggevende beantwoordt over elke werknemer een tweetal vragen met per vraag drie antwoordmogelijkheden. Deze vragen kunnen er als volgt uitzien:

Huidige prestaties: deze werknemer…

...voldoet niet aan de verwachtingen voor de functie (= lage performance);
...presteert naar behoren voor de functie (= normale performance);
...overtreft de verwachtingen voor de functie (= hoge performance).

Ontwikkelpotentieel: deze werknemer is de komende jaren...

...niet in staat mee te groeien met de veranderende functie-eisen in de eigen functie (= laag potentieel);
...in staat mee te groeien met de veranderende functie-eisen in de eigen functie (= normaal potentieel);
...in staat naar een hogere of zwaardere functie door te groeien (= hoog potentieel).

Antwoorden

maatwerk

De vragen die je stelt in een vlootschouw en de drie antwoordmogelijkheden (laag, normaal, hoog) verschillen nogal tussen ondernemingen. Vaak is er ook een goede reden voor maatwerk in de antwoordschalen. Dit is afhankelijk van de aard en opbouw van het personeelsbestand. Bijvoorbeeld in een onderneming waarin veel jongere werknemers werken of waar regelmatig promoties voorkomen, is het zinvol om een andere antwoordschaal te gebruiken voor ontwikkelpotentieel.

Nine box grids

totaalbeeld

Nadat de twee vragen beantwoord zijn voor alle werknemers kun je zogenoemde ‘nine box grids’ maken. Dit is een schema dat gebaseerd is op de matrix van adviesbureau Boston Consulting Group. Een nine box grid telt negen vakken, waarin je de werknemers in een functie of team met dezelfde score op huidige prestaties en potentieel weergeeft. Door alle werknemers in dit schema te plotten, ontstaat een totaalbeeld van hoe de huidige groep werknemers verdeeld zijn over de gehanteerde antwoordcategorieën.

Afstemmen

onderlinge ijking

niet op dezelfde manier

De laatste stap die een onderneming kan zetten om een beeld van de kwaliteit van het personeelsbestand te vormen, is de onderlinge ijking. IJking is het op elkaar afstemmen van de inschattingen die de leidinggevenden gemaakt hebben in de vlootschouw. IJking is wenselijk, omdat de ervaring leert dat individuele leidinggevenden doorgaans niet op dezelfde manier naar hun werknemers kijken. Sommige leidinggevenden oordelen bijvoorbeeld kritischer dan anderen, of willen al te positieve of negatieve oordelen juist vermijden en plaatsen veel werknemers in het midden. Door per leidinggevende een nine box grid met de namen van alle werknemers weer te geven en deze met elkaar te bespreken, komen dit soort verschillen aan het licht.

U bent hier