7.4 Kosten-batenanalyse

actieplan

De oplossingsrichtingen die je verzameld hebt, zijn waarschijnlijk nog vrij abstract. Het is nu zaak deze om te zetten in concrete acties. Voordat je de acties gaat uitwerken in een actieplan, is het verstandig een kosten-batenanalyse te maken. Kun je met cijfers inzichtelijk maken hoe de acties bijdragen aan het realiseren van de strategische doelstellingen? En wat zijn de kosten van de acties? Dit kan helpen bij het maken van de juiste keuzes. Bedenk vooraf goed wat het doel is van de kosten-batenanalyse, zoals:

• Inzicht krijgen in de benodigde investering.
• Afwegen welke actie je het beste in kunt zetten met zo laag mogelijke kosten en zo hoog mogelijke opbrengsten.
• Anderen overtuigen van nut en noodzaak van de in te zetten acties.
• Tussentijds en achteraf kunnen evalueren of een actie heeft gekost en gebracht wat was verwacht.

Stappenplan

opties in kaart ­brengen

kosten

opbrengsten

het meest ­opleveren

Doorloop onderstaand stappenplan om een kosten-batenanalyse te maken van de acties die je wilt gaan inzetten.

• Stap 1: formuleer zo concreet mogelijk wat je met de actie wilt bereiken in welke tijd.
• Stap 2: breng de verschillende opties in kaart. De meest simpele vorm hier is: optie A betekent actie wel uitvoeren en optie B betekent actie niet uitvoeren. Uiteraard kan het ook zo zijn er meerdere opties mogelijk zijn, bijvoorbeeld als het gaat om een keuze voor opleidingen aanbieden. Dan is optie A: opleiding niet aanbieden, optie B: opleiding X aanbieden en optie C: opleiding Y aanbieden. Bepaal in deze stap welke opties je verder gaat uitwerken in stap 3 en 4.
• Stap 3: breng de kosten en opbrengsten voor elke optie in kaart.
  • Kosten: sommige kosten zijn makkelijk in geld uit te drukken, zoals salariskosten, opleidingskosten of wervingskosten. Andere kosten zijn meer kwalitatief, zoals ontevreden klanten of ongemotiveerde werknemers, en moeilijker in geld uit te drukken. Neem deze wel mee in het kostenplaatje.
  • Opbrengsten: sommige opbrengsten zijn makkelijk in geld uit te drukken, zoals minder verzuim en meer omzet. Andere opbrengsten zijn moeilijker (direct) te kwantificeren, zoals een beter imago van de onderneming of een hogere kwaliteit van werken.
• Stap 4: per optie breng je de risico’s en randvoorwaarden in kaart. Risico’s zijn de factoren die een succesvolle uitvoering van de actie bedreigen of die een kans op extra kosten of lagere opbrengsten met zich meebrengen. Breng vervolgens per optie de randvoorwaarden in kaart om de optie succesvol uit te voeren. Het gaat hierbij vooral om de maatregelen die je neemt om de risico’s te beheersen. Neem eventuele extra kosten die deze maatregelen met zich meebrengen alsnog op onder de kosten. Kijk daarna naar de risico’s en controleer of deze inderdaad verkleind zijn door de in kaart gebrachte randvoorwaarden.
• Stap 5: kiezen! In deze stap maak je de afweging welke optie het meest gaat opleveren tegen acceptabele kosten. Kijk hierbij ook nog goed naar de risico’s. Als de gevolgen van een risico – ook na het nemen van preventieve maatregelen – zo groot zijn dat de onderneming ze niet aankan (ook al is de kans erop heel klein), valt die optie af. Je kunt in dit geval beter kiezen voor een minder gunstige optie zonder die risico’s.