5.2 Kosten van een bedrijfspand
vaste lasten
onderhoud
De kosten van een eigen pand dat je geheel als bedrijfsruimte gebruikt, kun je aftrekken van de opbrengsten van je onderneming. Deze kosten bestaan onder meer uit:
- de vaste lasten, zoals de financieringsrente, energiekosten, verzekeringskosten, OZB en schoonmaakkosten;
- de inrichtingskosten, zoals vloerbedekking, bureau(s) en (stelling)kasten;
- onderhoudskosten.
Je moet over de inrichtingskosten afschrijven. Als de aanschafprijs exclusief BTW hoger is dan € 450, zijn dit investeringen waarop wordt afgeschreven en waarop mogelijk de investeringsaftrek van toepassing is.
5.2.1 Onderhoudskosten
verbouwen
Onderhoudskosten zijn volledig aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan het periodiek schilderen van het bedrijfspand. Deze kosten kun je altijd direct ten laste van de winst brengen. Daarnaast maakt de fiscus onderscheid tussen de kosten van onderhoud en de kosten van verbetering. Er is sprake van een verbetering als het bedrijfsmiddel in aard, omvang of inrichting verandert, zoals het verbouwen van jouw kantoor tot een kantoortuin.
Verbeteringskosten
In tegenstelling tot de onderhoudskosten, die direct ten laste van de winst komen, moet je de verbeteringskosten activeren op de balans en er jaarlijks op afschrijven. Bij het vaststellen van de grens tussen de kosten van onderhoud en van verbetering staat uiteindelijk het effect voor het bedrijfspand centraal, niet het doel dat jij als eigenaar van het pand hebt.
Gaat het om werkzaamheden waardoor het pand de oorspronkelijke staat behoudt, dan is er sprake van onderhoud. Als de kosten tot een uitbreiding of een verbetering van het pand leiden ten opzichte van de eerdere situatie, betreft het een verbetering.
scheidslijn
De scheidslijn is in de praktijk niet altijd even duidelijk. Als jouw pand een schilderbeurt krijgt, is dit duidelijk onderhoud. Worden tijdens het schilderen enkele verrotte kozijnen vervangen, dan valt dit nog steeds onder onderhoud. Maar hoe zit het als je alle kozijnen in één keer vervangt? In dat geval kun je je bij de keuze laten leiden door de fiscaal meest gunstige oplossing.
Als je door de bodemwaarde niet meer kunt afschrijven op het pand, is het zaak om de kosten zo veel mogelijk als onderhoud te boeken. Je kunt de kosten dan in één keer ten laste van de winst brengen. Nadeel is dat je bij onderhoud geen recht hebt op eventuele investeringsaftrek.
5.2.2 Egalisatiereserve
noodzakelijk
daadwerkelijke uitgaven
Voor bepaalde toekomstige uitgaven mag je een fiscale reserve vormen. Omdat deze egalisatiereserve jouw fiscale winst verlaagt, waardoor je minder belasting betaalt, is het vormen ervan aan strenge eisen verbonden. Om de egalisatiereserve te mogen vormen, moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De kosten zijn noodzakelijk geworden door de bedrijfsvoering.
- De kosten worden verdeeld in de toekomst uitgegeven.
- De kosten die in enig jaar zijn opgeroepen, leiden in een later jaar tot een piek in de daadwerkelijke uitgaven.
- Er is een redelijke mate van zekerheid dat de kosten daadwerkelijk gemaakt worden.
Op de balans vermeld je de waarde van het totaal van de egalisatiereserve voor het onderhoud aan het bedrijfspand.
Hoogte reserve
redelijke schatting
inhaaldotaties
Het bedrag dat je mag reserveren, hangt af van de verwachting over de hoogte van de toekomstige kosten en het tijdstip waarop je de kosten maakt. Je moet een redelijke schatting maken van de benodigde reservering. Je mag de reserve jaarlijks aanvullen, maar inhaaldotaties aan de reserve zijn niet toegestaan. Als achteraf blijkt dat de schatting te hoog is uitgevallen, moet je de niet gebruikte reservering bij de winst optellen. Zijn de kosten hoger dan de gevormde reserve, dan trek je de hogere kosten in een keer af van de winst.
Als het doel waarvoor de reserve ooit is gevormd komt te vervallen, bijvoorbeeld omdat je het bedrijfspand verkoopt, dan moet je de reserve bij de winst optellen. Dit geldt ook als je bedrijfspand tussentijds afbrandt.