5.3 OR-vergaderingen
overlegvergadering
OR-werk is erg veelzijdig, want je verricht het op allerlei plaatsen en momenten. Soms doe je dat alleen, met een kleine groep of juist met de hele OR. In de praktijk van het OR-werk neemt de OR-vergadering een belangrijke plaats in. Daar worden tenslotte besluiten genomen die later in de overlegvergadering met de bestuurder terugkomen. De OR-vergadering is het meest democratische moment: daar neemt de OR als team standpunten in op grond van informatie en analyse. Zorg dus dat je de vergaderingen goed voorbereidt. Bedenk van tevoren of je iets wilt zeggen en hoe je dat wilt doen. Wat wordt je inbreng? Ben je lid van een commissie of werkgroep, dan spreek je natuurlijk vooral vanuit die rol.
Agenda en notulen verplicht openbaar
voorbereiding
openbaar
Hoe uitgebreider en vollediger de voorbereiding, hoe groter je bijdrage aan de vergadering. Dat geldt ook voor de overlegvergadering met de bestuurder. Bespreek vooraf in de OR-vergadering wat de inbreng van de OR moet zijn, wie de woordvoerders zijn en hoe zij de standpunten van de OR verwoorden. De WOR bepaalt dat de agenda’s en de notulen van de OR-vergaderingen en de overlegvergaderingen openbaar zijn. Dat betekent dus dat de achterban ze moet kunnen inzien, bijvoorbeeld op het intranet.
5.3.1 Commissievergaderingen
goede spoor
beslissingen
Een belangrijk deel van je OR-taak is het werken in de commissie of werkgroep waarvan je deel uitmaakt. Dat zijn vaak bijeenkomsten waar veel informatie wordt verzameld De vergaderingen van een commissie zijn voorbereidend en wat minder officieel. Het doel van een commissie mag je echter niet onderschatten. De commissie doet namelijk belangrijk voorbereidend werk voor de OR. De commissie zorgt ervoor dat de OR op het goede spoor wordt gezet. Zo kan een arbocommissie bijvoorbeeld door de OR gevraagd worden om onderzoek te doen naar de arborisico’s in een bepaald bedrijfsonderdeel. De OR hoeft dat dan niet zelf te doen, maar krijgt wel de resultaten van de commissie. En op basis daarvan kan de OR goede beslissingen nemen. Weet dat ook werknemers die geen lid zijn van de OR in een commissie zitting mogen nemen. Zolang de commissie in hoofdzaak uit OR-leden bestaat, mag de OR aan deze commissie bepaalde bevoegdheden overdragen. Is dat niet het geval, dan volstaat een minderheid van OR-leden in zo’n vaste arbocommissie.
5.3.2 Overlegvergaderingen
notulen
De WOR regelt dat zowel de OR als de bestuurder het recht en de plicht tot overleg hebben. Deze vergadering wordt de overlegvergadering genoemd. Hier doen de bestuurder en OR zaken. Hier worden meningen en argumenten gedeeld. Hier worden besluiten toegelicht en genomen. Het is een officieel en formeel overleg waarvan afspraken – die in getekende notulen worden vastgelegd – het resultaat vormen. Essentieel is dus om als OR goed voorbereid te zijn. Als eenheid te opereren. Af te spreken wie de woordvoerders zijn, wat voor standpunten zij zullen verwoorden en welke argumenten zij daarbij zullen gebruiken.
5.3.3 Overige vergaderingen en bijeenkomsten
bedrijfsarts
Als OR-lid zul je zo af en toe ook vergaderingen bijwonen van vakbonden, themabijeenkomsten of met mensen van buiten de onderneming. Denk aan de bedrijfsarts of de arbodienst. Meestal hebben die bijeenkomsten een informatief karakter. Daar worden dus geen beslissingen genomen. Je voorbereiding en inbreng liggen dan meer op het vlak van vragen stellen en luisteren. De opdracht is meestal: wat heeft onze onderneming of ondernemingsraad hieraan?