5.1 Werk plannen
driedeling
Je hebt veel variatie in je werk, en dat is één van de redenen waarom je er zo veel plezier in hebt. Als tenminste alles op rolletjes loopt. Het wordt een ander verhaal als de ene activiteit de andere in de weg gaat zitten. Het is dus zaak om je werk goed te ordenen. Dat betekent dat je onderscheid moet aanbrengen en prioriteiten moet stellen. Een driedeling in A-, B- en C-prioriteiten helpt al goed: wat is voor jou belangrijk, wat wordt er van je verwacht en welke activiteiten zijn in feite niet zo relevant? In dit hoofdstuk draait het vooral om B-prioriteiten, die prima in te plannen zijn.
5.1.1 A-prioriteiten
geld, tijd en middelen
Wat wil je bereiken in het werk dat je doet? Op welke manier geef je vorm aan je managersfunctie? Wat wil je met je werkgever per se vastleggen over de voor jou belangrijke en dringende werkzaamheden? Dat zijn jouw A-prioriteiten, die meestal gericht zijn op de korte termijn. Hiervoor heb je ook geld, tijd en middelen beschikbaar.
Doel uit zicht
In de praktijk kun je twee uur per dag besteden aan je A-prioriteiten. Dat is niet veel op een werkdag van acht uur, maar je moet ervoor zorgen dat je die tijd wél inplant. Anders raakt je doel langzaamaan steeds verder uit het zicht. Het merendeel van de A-prioriteiten voer je in het eerste kwadrant uit.
5.1.2 B-prioriteiten
Sommige taken horen gewoon bij je werk; er wordt verwacht dat je ze doet. Vaak zijn het werkzaamheden die zich op de middellange termijn richten. Een deadline over twee weken bijvoorbeeld, of over een maand. Dat is goed te plannen en zonder veel stress uit te voeren. Maar ook hier geldt: maak een planning, en vergeet deze taken niet.
Hoe vaak komt het niet voor dat deadlines al een tijd in je achterhoofd zitten, maar dat je een deel van je werk alsnog gehaast moet uitvoeren in een ‘gaatje’ in je agenda? Dat kost altijd extra tijd, terwijl het niet nodig was.
Beoordelingsgesprek is geen verrassing
december
Als manager voer je beoordelingsgesprekken met je medewerkers. Vaak gebeurt dit in een bepaalde periode in het jaar, waarschijnlijk rond december. Die gesprekken kun je dus al een jaar van tevoren in je agenda schrijven.
Uitbesteden
Omdat al je andere activiteiten in die maand niet plotseling minder worden, moet je in oktober en november misschien wat extra werk verrichtten, of in december en januari wat meer delegeren in plaats van zelf doen.
In de categorie B-prioriteiten zitten ook alle werkzaamheden die zich onverwachts voordoen. Denk aan een zieke collega van wie je een deel van het werk moet overnemen, problemen met klanten of plotselinge extra werkzaamheden voor het management.
Gemiddeld volstaat het om 20% van je tijd hiervoor vrij te maken. Reken op meer als je in een organisatie werkt waar zulke crisissituaties tot de dagelijkse kost behoren.
porties
schuiven
Het blijft een gemiddelde en in zulke afgemeten porties komen B-prioriteiten niet op je af. Je kunt daarom beter één halve dag per week of één week per kwartaal vrijhouden. Dan heb je ruimte om met je vaste werkzaamheden te schuiven én crisissituaties op te lossen. B-prioriteiten vormen de kern van het werk in het tweede kwadrant.
Administratie
Zodra je iets binnenkrijgt dat met de administratie van doen heeft, hoef je daar lang niet altijd meteen mee aan de slag te gaan. Natuurlijk moet je niet vergeten om het te doen, anders kom je op den duur toch in grote moeilijkheden. Maar voor bijvoorbeeld het opstellen en betalen van facturen volstaat het om daar één middag per week of één dag per maand voor uit te trekken.
5.1.3 C-prioriteiten
rood uitroeptekentje
Het moet een keer gebeuren, het hoeft niet nú, het is iets voor de lange termijn: dat zijn de onderdelen van je werkzaamheden die je als C-prioriteit kunt bestempelen. Ze zijn niet bijzonder belangrijk. Je kunt er een voor jezelf geschikt moment voor uitkiezen. De postbode bepaalt niet wanneer je jouw vakliteratuur gaat lezen. Dat geldt ook voor e-mail: je kiest daar zelf een moment voor uit; je hoeft echt niet altijd alles uit je handen te laten vallen omdat iemand een rood uitroeptekentje aan zijn mailtje toevoegt.