5.3 Agenderen

helemaal vergeten

Op de maandagochtendvergadering vertellen alle aanwezigen even waar ze deze week zoal mee bezig zijn. Iedereen is weer van elkaars bezigheden op de hoogte, weet op wie zij bij calamiteiten kunnen terugvallen en wie een extra opdracht nog kan inpassen. Pas als je aan je bureau gaat zitten, valt je oog op een e-mail die je herinnert aan een vergadering op donderdagochtend. Die was je helemaal vergeten.

Toezeggingen gedaan

niet kunnen waarmaken

Vervelend, nu heb je net toezeggingen gedaan, die je niet meer kunt waarmaken. Niet als je niet wilt overwerken, tenminste. Door het maken van zowel een week- als een dagagenda kun je dit soort verrassingen tot een minimum beperken. Hierbij is de volgorde belangrijk: maak eerst een weekagenda, dan pas een dagagenda.

5.3.1 De weekagenda

Een belangrijke stap naar een betere werk- en tijdplanning is het maken van een overzichtelijke weekagenda. Met alleen een dagagenda kun je in de problemen komen; het is immers handig om al op maandag te weten dat je op donderdag die ene vergadering hebt. Een agenda met een weekoverzicht biedt je ruimte om te schuiven, want je vaste werkzaamheden op donderdag moeten deze week al op woensdag zijn afgerond.

Twee methoden

Er zijn twee manieren om een weekagenda samen te stellen: de bottom-upmethode en de top-downmethode. Samen werken ze het beste.

De bottom-upmethode

orde in de veelheid

Deze weekagenda kun je invullen door alle activiteiten die je in een week voorziet in een brainstormsessie met jezelf onder elkaar te schrijven. Je kunt dat het beste op de voorafgaande vrijdag doen; eventueel als eerste klus op de maandagmorgen van die week. De volgorde van de punten maakt niet uit; het doet er (nog) even niet toe hoe belangrijk iets is. Wel moet je proberen om volledig te zijn, en dat levert waarschijnlijk een flinke lijst op. Vervolgens schep je orde in de veelheid. Dat doe je door de lijst te doorlopen en te bepalen hoe dringend of belangrijk iets is: je stelt je prioriteiten vast.

Dode hoeken

dagelijkse beslommeringen

De bottom-upmethode is een prima manier om je weekagenda te plannen. Maar deze kent ook een paar dode hoeken. De kans is namelijk groot dat je weekagenda vol komt te staan met vooral zogenaamd dringende zaken, vaak weinig meer dan je dagelijkse beslommeringen.

Waan van de dag

geen ijkpunt

Anders gezegd: je reageert dan vooral op de waan van de dag. En dat is onvoldoende; je vergeet dan gewoonweg andere A-prioriteiten, omdat die toevallig in de komende week geen ijkpunt hebben. Maar ze blijven belangrijk, en je moet er ook in de komende week aandacht aan besteden, alleen al om je langetermijntargets (kwartaal, jaar) te kunnen halen.

De top-downmethode

Om dit probleem het hoofd te bieden, heb je eerst een goed overzicht nodig van je kerntaken en alles wat daar aan subtaken bij hoort. Als dit bottom-uplijstje klaar is, leg je daar je top-downoverzicht naast, en plan je één of meer van de A-prioriteiten op dat lijstje ergens in de week in. De rest van de tijd vult zich vanzelf met dagelijkse werkzaamheden.

Realistisch

Blijf bij het inplannen wel realistisch. Als je over een taak normaal gesproken drie uur doet, maar is het je ook een keer in anderhalf uur gelukt, blijf dan toch uitgaan van drie uur. Je stelt deze weekplanning namelijk niet samen om indruk te maken op je collega’s, dat gaat tegen je werken.

5.3.2 De dagagenda

Je hebt al een weekagenda gemaakt met dagelijks een aantal belangrijke aandachtspunten. Daarmee heb je, als het goed is, je dag nog niet helemaal potdicht zitten. Er zijn namelijk nog flink wat activiteiten die je elke dag weer tijd kosten. Denk aan het beantwoorden van binnenkomende telefoontjes. Soms zijn dat er drie, maar het kunnen er net zo goed twaalf zijn.

nabellen

Aanvullend op de al genoteerde activiteiten schrijf je je eerst nog maar eens helemaal leeg. Bedenk alles wat je vandaag zou willen of kunnen doen: e-mails schrijven, een bestelling nabellen, et cetera. Dit zijn andere zaken dan in de brainstorm voor de weekagenda. Vaak zijn het werkzaamheden die pas sinds de vorige dag op je bordje liggen.

Kriskras door elkaar

interrupties

diplomatiek

Als het goed is, heb je na maximaal een kwartier een lijstje liggen waar allerlei werkzaamheden kriskras door elkaar op staan. Daarin ga je nu orde scheppen. Stel vast welke taken voor jou A-prioriteiten zijn. Die zet je – als dat qua hoeveelheid werk lukt – tussen 11.00 uur en 13.00 uur. Dat is de beste tijd om zeer geconcentreerd aan de slag te gaan. Zorg ervoor dat je in dit tijdvak van twee uur geen andere zaken plant (of laat opdringen). Daarbij hoort ook dat je in staat bent om vriendelijk ‘nee’ te zeggen tegen onverwachte interrupties. Zelfs als ze maar een paar minuten zullen kosten, iets wat de ander ongetwijfeld zal beargumenteren (hoe je diplomatiek ‘nee’ verkoopt, lees je in de gesprekshandleiding via rendement.nl/managementtools). Tot slot moet je zelfs in deze dagagenda ruimte voor jezelf inbouwen. Er kan zich altijd iets onverwachts voordoen, en je zult ook weleens een verkeerde inschatting maken van de tijd die je ergens voor nodig hebt.

Zoek overeenkomsten

multitasken

Verder ga je op zoek naar activiteiten op je lijstje die erg op elkaar lijken. Het zal je niet verbazen dat zeven keer per dag één e-mail schrijven meer tijd kost dan zeven e-mails achter elkaar. Veel mail lijkt immers enigszins op elkaar, en zo hoef je je hersenen niet telkens in te fluisteren wat ze nu weer moeten gaan doen. Multitasken klinkt altijd interessant, maar voor mensen die productief willen zijn en het maximale uit hun tijd willen halen, is het geen goede optie.

Terugkerend moment

Voor e-mail kun je het beste een dagelijks terugkerend moment kiezen, bijvoorbeeld net na de lunch. Bij telefonisch contact ben je afhankelijk van de bereikbaarheid van een ander: kies daarom voor dit soort werk altijd twee momenten. Bijvoorbeeld ’s morgens om 09:30 uur en – voor degenen die niet opnamen – meteen na het e-mailen.

Denk- en doewerk

zwaardere taak

Ook voor andere werkzaamheden ga je op zoek naar overeenkomsten. Als het lukt, is een algemene indeling in denkwerk en doewerk aan te raden. Dat zorgt voor afwisseling. Doewerk is meestal minder intensief, waardoor je je accu weer kunt opladen. Lukt het om tussen 10:30 uur en 12:30 uur het ‘zware’ denkwerk te plannen, zet dan daarvóór, tussen 08:30 uur en 10:30 uur, en na de lunch, vooral ‘doe-dingen’ in je agenda. In die tijd kun je ook je sociale kant laten zien: iedereen mag je best storen als je met dit eenvoudigere werk bezig bent. Rond 15:00/15:30 uur kun je vervolgens weer je tanden zetten in een zwaardere taak.

Evalueer je dagagenda

plafond

Zodra je werkdag ten einde loopt, pak je nogmaals je dag-agenda van die ochtend erbij. Streep door wat je gedaan hebt en blijf rustig onder wat je niet is gelukt. Dat zijn namelijk in de regel activiteiten die op deze dag niet per se af hoefden. Het zou mooi geweest zijn, maar helaas; geen reden om de hele nacht naar het plafond te staren in ieder geval. Ben je bang dat het wél een probleem wordt, dan kun je de volgende ochtend die angst al wegnemen. Geef deze werkzaamheden dan wat meer gewicht mee. Als je ze tussen 10:30 uur en 12:30 uur inplant, weet je zeker dat je tijd en energie hebt om ze te doen.

5.3.3 Speling

vergeten usb-stick

Je bent gedisciplineerd in je werk. Een prima eigenschap, waardoor je bij het plannen en organiseren van je werkzaamheden zelden in de problemen komt. Als het je tenminste niet verleidt om je dagagenda en weekagenda volledig vol te laten lopen. Er gebeurt namelijk altijd wel iets wat je niet kunt voorzien: een externe die vertraagd is, een vergadering die toch uitloopt, een vastlopende computer, een vergeten usb-stick, een tussendoor gekomen spoedklus, et cetera.

Privé

Soms kunnen privéomstandigheden, of zelfs privéproblemen, je in de weg zitten. Als je hier geen rekening mee houdt, zul je moeten overwerken of werk naar achteren schuiven. Een goed uitgangspunt is om, zoals in paragraaf 4.1.1 besproken, 20% van je beschikbare werktijd voor onvoorziene omstandigheden te reserveren.

5.3.4 De kaasschaafmethode

stok achter de deur

Werk komt niet altijd in hapklare brokken. Soms neem je een groot project op je, waaraan je lange tijd veel moet werken. Begin je er te laat mee, dan raak je in de problemen. Een goede manier om het overzicht te behouden, is de kaasschaafmethode. Neem rustig de tijd om het project eerst in onderdelen te splitsen. Soms is dat ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat je met een collega te maken hebt, of omdat je verplicht een bepaalde volgorde moet aanhouden. Als je telkens één onderdeel afrondt, komt het project goed op gang.

Extra prikkel

Je moet deze afspraak met jezelf wel serieus nemen: het is echt een deadline. Voor een stok achter de deur kun je gedurende het traject werkoverleggen met de opdrachtgever inplannen. Leg van tevoren vast waarover je het – naast de algemene voortgang – wilt hebben. Dat geeft nét die extra prikkel om je eigen deadlines te halen. Meer weten over deadlines? Kijk op rendement.nl/managementtools.