2.1 Het cliëntenonderzoek

identiteit

identiteits-bewijs

handels-register

akte van 
verklaring

UBO

vertegen-woordiging

monitoren

risicoprofiel

Een cliëntenonderzoek voor de Wwft voer je als volgt uit:

• Op de eerste plaats identificeer je als adviseur de cliënt. Dit betekent dat je de cliënt vóórafgaand aan de dienstverlening opgave laat doen van zijn identiteit, zodat je weet met wie je als cliënt te maken hebt.
• Nadat je de cliënt hebt geïdentificeerd, moet je zijn identiteit verifiëren. Dit houdt in dat je controleert of de door de cliënt verstrekte identiteitsgegevens kloppen, bijvoorbeeld door het controleren van het originele identiteitsbewijs van de cliënt waarbij de cliënt in levende lijve aanwezig is. Bij rechtspersonen gebeurt dit middels een van deze documenten:
  • een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • een akte van verklaring van een in de Europese Unie (EU) gevestigde advocaat, notaris of een daarmee vergelijkbaar juridisch beroep.
• Als de cliënt een rechtspersoon is, neem je afdoende maatregelen om inzicht te krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. Dit doe je om te kunnen vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende (ultimate beneficial owner, afgekort UBO) is van die rechtspersoon.
• Je identificeert ook de UBO van jouw cliënt en je neemt afdoende maatregelen om de identiteit van die UBO te controleren. Doe dit bij voorkeur aan de hand van een origineel identiteitsbewijs waar de UBO in persoon bij aanwezig is. Er zijn echter ook andere mogelijkheden die in hoofdstuk 4 nader zullen worden besproken. In hoofdstuk 4 is ook te lezen welke personen je als UBO moet aanmerken en wat je kunt doen om de UBO te identificeren en zijn identiteit te controleren.
• Bij vertegenwoordiging van de cliënt stel je vast of de persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is. Daarnaast moet je de vertegenwoordiger identificeren en zijn identiteit controleren.
• Als het voor jou niet direct duidelijk is of de cliënt voor zichzelf optreedt of voor een derde, moet je afdoende maatregelen nemen om na te gaan of de cliënt voor zich zelf optreedt of voor een derde.
• Je stelt vast wat het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie met de cliënt is. Zo verkrijg je inzicht in de dienstverlening die de cliënt van jou als adviseur verlangt.
• Je controleert (monitort) voortdurend de zakelijke relatie en de transacties van de cliënt. Dit houdt in dat je regelmatig de gegevens van de cliënt controleert en indien nodig bijwerkt en de transacties van de cliënt controleert op ongebruikelijke handelingen. Op deze manier zorg je ervoor dat de informatie overeenkomt met de kennis en het risicoprofiel dat je hebt van jouw cliënt. Daarbij doe je zo nodig (dus als daar aanleiding voor is) een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of transacties van de cliënt gebruikt worden.

Aan de hand van deze checklist kun je in een paar stappen controleren of je alle onderdelen van het cliëntenonderzoek hebt meegenomen in jouw werkzaamheden.