2.6 De administratie- en bewaarplicht
Voor alle gegevens die voor de Wwft tijdens het cliëntenonderzoek en de dienstverlening door jou als adviseur zijn verzameld en vastgelegd, geldt op grond van artikelen 33 en 34 van de Wwft een bewaarplicht van minimaal vijf jaar.
2.6.1 Voor het cliëntenonderzoek
identiteits-document
juridische entiteit
registratienummer
trust
Je moet in ieder geval de volgende gegevens op opvraagbare wijze bewaren:
- Bij een cliënt zijnde een natuurlijk persoon:
- een afschrift (kopie) van het identiteitsdocument waarmee de controle van de identiteit heeft plaatsgevonden; of
- de NAW-gegevens en geboortedatum met daarbij de gegevens van het identiteitsdocument waarmee de controle van de identiteit heeft plaatsgevonden.
- Bij een uiteindelijk belanghebbende (UBO);
- de geslachtsnaam en voornamen met daarbij de gegevens en (identiteits)documenten die zijn vergaard op basis van de redelijke maatregelen die zijn genomen om de identiteit van de UBO te controleren.
- Bij een cliënt zijnde een vennootschap of een andere juridische entiteit:
- de rechtsvorm;
- de statutaire naam;
- de handelsnaam;
- het adres, de vestigingsplaats en het land;
- als registratie bij de Kamer van Koophandel heeft plaatsgevonden, het registratienummer en de wijze waarop de identiteit is gecontroleerd;
- van degenen die voor de vennootschap of andere juridische entiteit optreden de geslachtsnaam, voornamen en de geboortedatum.
- Bij een cliënt zijnde een trust (een Angelsaksische rechtsvorm, waarbij de insteller, ook wel settlor genoemd, vermogen in de trust stopt en dit vermogen toevertrouwt aan de beheerder van de trust, ook wel trustee genoemd, ten behoeve van begunstigden, ook wel beneficiaries genoemd) of een andere juridische constructie:
- het doel en aard van de trust of andere juridische constructie;
- het recht waardoor de trust of andere juridische constructie wordt beheerst.
Leg identificatie en verificatie van cliënt vast!
UBO
Het is aan te bevelen om ook vast te leggen wanneer en door wie de identiteit van de cliënt (natuurlijk persoon) of UBO is gecontroleerd. Denk bijvoorbeeld aan een aantekening op de kopie van het identiteitsbewijs. Op die manier kun je makkelijk aantonen dat identificatie en controle van de identiteit voorafgaand aan de dienstverlening heeft plaatsgevonden.
ID-bewijs
geldig
Vaak wordt er gezegd dat adviseurs voor de Wwft altijd een kopie van het ID-bewijs van hun cliënt in het cliëntendossier moeten hebben. Deze stelling lijkt ook te worden ondersteund door een conclusie van de Procureur-Generaal (PG) bij de Hoge Raad (ECLI:NL:PHR:2025:260). De PG stelt dat een richtlijn conforme uitleg van artikel 33 van de Wwft betekent dat als je de identiteit van jouw cliënt hebt gecontroleerd met een geldig identiteitsbewijs je ook een afschrift van dat volledige identiteitsbewijs in je dossier moet vastleggen. Zie artikel 40 lid 1 aanhef en onder a van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Het alleen vastleggen van de gegevens van het identiteitsbewijs waarmee je de identiteit van jouw cliënt hebt gecontroleerd zou dan niet meer afdoende zijn voor de Wwft.
2.6.2 Meldingen bij FIU-NL
afschrift
Voor meldingen bij de FIU-NL moet je de volgende gegevens bewaren:
- alle gegevens die nodig zijn om de desbetreffende verrichte of voorgenomen transactie te kunnen reconstrueren;
- een afschrift van de melding aan de FIU-NL, met daarbij de aan de FIU-NL verstrekte informatie en gegevens;
- het bericht van de FIU-NL van ontvangst van de melding.
Sla na een melding direct alle gegevens over de melding op je eigen computer op. Zo voorkom je dat de gegevens over de melding op een later moment wellicht niet meer toegankelijk zijn voor jou bij de FIU-NL, en je dan niet meer zelf over de meldgegevens kunt beschikken.