10.4 De werkwijze(n)
flexibel
Discipline is een belangrijk woord binnen een team. Als iedereen weet waaraan hij zich moet houden, en op welke wijze, verloopt het werk eenvoudiger en blijft het aantal misverstanden beperkt. Je kunt daarbij denken aan vaste afspraken over bijvoorbeeld de tijd die ‘staat’ voor bepaalde terugkerende handelingen of werkprocessen, over de manier waarop jij de directie rapporteert over je werkzaamheden, of over de vaste verdeling van het werk. Let er wel op dat je voldoende flexibel blijft: houd de afgesproken werkwijze aan als standaard, maar voel je vrij om er – als de situatie daarom vraagt – van af te wijken en naar eigen inzicht en op eigen verantwoordelijkheid de zaken anders aan te pakken. Naderhand evalueer je dit met je team, zodat de standaard werkwijze eventueel kan worden aangepast.
Zie problemen als uitdagingen
symptoombestrijding
Omgaan met problemen kun je eveneens in een procedure gieten. Natuurlijk zijn conflicten vervelend, maar je doet er goed aan om ze als ontwikkelingskansen te zien. Je team functioneert daardoor in de toekomst nog beter en voor soortgelijke omstandigheden kun je dan terugvallen op een probate oplossing. Zie je problemen alleen als hindernissen, dan volsta je waarschijnlijk met symptoombestrijding en dring je niet door tot de kern van het probleem.
Resultaatgericht management
Door het maken van resultaatgerichte afspraken kan de efficiëntie van je team flink verbeteren. Allereerst moet je daarvoor de verantwoordelijkheidsgebieden benoemen: wie is waar verantwoordelijk voor? Dat is zeker voor jou van groot belang: als leidinggevende ben je eindverantwoordelijk voor de prestaties van je team. De werkzaamheden van de teamleden zijn in feite jouw taken die je aan hen moet delegeren. Daarom wil je die verantwoordelijkheden helder hebben.
Voorkoppelplicht en hulpplicht
Dat is geen enkel probleem als alles op rolletjes loopt, maar het moet ook duidelijk zijn wat de procedure is als iets misgaat. Dat kan door twee eenvoudige afspraken: voorkoppelplicht en hulpplicht:
- Voorkoppelplicht houdt in dat je teamleden zich altijd bij je melden als ze met een dilemma zitten, zoals plotseling twee gelijktijdige deadlines. Het is niet hun verantwoordelijkheid om hierin keuzes te maken, maar ze moeten het probleem wel zo snel mogelijk aan jou voorleggen.
- Hulpplicht houdt in dat jij als manager die keuze voor je teamlid maakt, en met andere teamleden overlegt hoe (in dit voorbeeld) de twee deadlines wél allebei zijn te halen.