8.5 Planning en organisatie
fysieke kalender
Iedere onderneming werkt met een systeem van planning. De organisatie die nodig is om de voorgenomen werkzaamheden te verrichten, wordt opgesteld en aangepast als dat nodig is. Op dezelfde manier wordt van de ondernemingsraad verwacht dat je je planning en organisatie vormgeeft. Meestal is het slim om te beginnen bij de vaste gegevens die in ieder geval aan bod moeten komen. Een fysieke kalender of agenda zijn vanouds hulpmiddelen hierbij, maar tegenwoordig kun je ook met veel digitale hulpmiddelen uit de voeten, zoals een vast e-mailprogramma of internetplanners.
8.5.1 Jaaragenda
begroting
Op de jaaragenda van de OR staan in ieder geval de bijzondere overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken van de onderneming met de bestuurder ingepland. Dat zijn (minimaal) twee bijeenkomsten (artikel 24 WOR) per jaar. Verder moet op de jaaragenda in ieder geval de bespreking van de begroting en de jaarverslagen staan. Ter voorbereiding van de overlegvergadering overlegt de OR eerst zelf. Ga dan ook nog eens uit van minimaal twee cursusbijeenkomsten met de OR per jaar en je ziet: het aantal vaste punten op de jaaragenda geeft al aardig vorm aan de planning en de organisatie van je OR. Ja, ook aan de organisatie, want iedere samenkomst vraagt om inhoud en voorbereiding.
jaaragenda
Zorg ervoor dat de OR een globale jaarplanning heeft afgesproken en noteer deze. Plan je commissiewerkzaamheden en -tijden hierbij zo in dat deze hier logisch op aansluiten.
8.5.2 Maandagenda
Het ligt voor de hand om terug te redeneren vanaf de jaaragenda en deze per maand in hapklare brokken op te breken. De hoofdmomenten per jaar vragen om overleg en voorbereiding. De commissievergaderingen zullen dus gepland worden ruim voor de OR-vergaderingen, die op hun beurt weer aan de overlegvergaderingen voorafgaan. Het commissiewerk vraagt om voorbereiding thuis, met de achterban, via interne en externe deskundigen. Ook dit werk kan je dus logisch en planmatig invullen in een maandagenda. Vergeet niet je collega’s en leidinggevenden te betrekken bij het opstellen van je agenda.
Stel voor jezelf (deels samen met de commissie) een maandagenda vast aan de hand van de OR-jaaragenda. Kom je er niet uit, vraag dan je mentor om te helpen.
8.5.3 Weekagenda
concrete afspraak
Iedere week vraagt de OR om tijd en werkzaamheden. Waar mogelijk op vaste momenten onder werktijd, maar waarschijnlijk ook op één of meer vaste momenten in je eigen tijd. Het is niet altijd praktisch en haalbaar om nu al concrete afspraken in te plannen voor week 40 als je nu pas in week 20 zit. Wat je wel kunt doen, is per week een vast deel in je agenda reserveren voor het OR-werk. In de weken kort voor de betreffende week, kun je die gereserveerde tijdsblokken concreet invullen. Verdeel je individuele werkzaamheden daarbij over de weken die voortvloeien uit je taken. Niet iedere week ziet er hetzelfde uit, al zullen een aantal bezigheden wel regelmatig terugkomen.
Reserveer OR-werk alvast in je agenda
tijdsblok
evaluatie
Je kunt niet altijd weken van tevoren al precies vaststellen wat je in een bepaalde week concreet moet doen voor de OR. Wel kun je afhankelijk van de vergaderingen die staan gepland alvast een aantal tijdsblokken reserveren. Om je op weg te helpen, vind je hieronder een lijst met steekwoorden die je misschien al wel kunt invullen in de agenda:
- to-dolijstjes;
- administreren;
- archiveren en documenteren;
- overleggen en luisteren;
- schrijven en rapporteren;
- reflectie, evaluatie en feedback vragen;
- netwerken en nieuwe contacten leggen;
- studeren en oefenen;
- lezen en informatie verzamelen.