8.3 Administratieve verplichtingen
Voordat de opdrachtnemer aan het werk gaat, moet de opdrachtgever de identiteit van die zzp’er vaststellen. In tegenstelling tot werknemers mag de opdrachtgever op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bij zzp’ers geen kopie van het paspoort of ID-kaart in de administratie bewaren.
8.3.1 Renseigneringsverplichting
fictieve dienstbetrekking
sprekers
In sommige situaties moet de opdrachtgever wel informeren naar het burgerservicenummer (BSN) van iemand. Dit is nodig als de organisatie uitbetaalde bedragen aan derden door moet geven aan de Belastingdienst. De opdrachtgever heeft bijvoorbeeld te maken met deze renseigneringsverplichting bij:
- werknemers voor wie de fictieve dienstbetrekking niet geldt, omdat ze niet voldoen aan alle voorwaarden, zoals gelijkgestelden of thuiswerkers;
- betalingen aan auteurs, sprekers en deelnemers aan medische proeven.
Daarbij heeft de opdrachtgever een ‘vergewisplicht’ op grond van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Dat betekent dat de opdrachtgever moet checken of het BSN dat hij doorgeeft werkelijk hoort bij de persoon aan wie hij het bedrag uitbetaalt. De opdrachtgever kan bijvoorbeeld aan de persoon vragen om zijn identiteitsbewijs te laten zien.
8.3.2 Controleer inschrijving bij de KvK
Handels-register
derdenwerking
De opdrachtgever wil natuurlijk weten of de persoon die hij inhuurt ook daadwerkelijk ondernemer is. Dit is te controleren aan de hand van een recent uittreksel uit het Handelsregister bij de KvK. Alle bedrijven en organisaties in Nederland staan in het Handelsregister. Door de inschrijving is snel te zien wie tekenbevoegd is, wie aansprakelijk is en of er misschien sprake is van een faillissement. Iedereen, dus ook de opdrachtgever, mag erop vertrouwen dat de gegevens in het Handelsregister actueel zijn en kloppen. Dit heet derdenwerking en is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Als een bedrijf of organisatie wijzigingen niet heeft doorgegeven, geldt volgens de wet toch wat in het Handelsregister staat. Dit kan gevolgen hebben: contracten zijn bijvoorbeeld niet rechtsgeldig.
Fiscus kijkt vooral naar de feitelijke werksituatie
g-rekening
Huurt een organisatie een zzp’er in via een tussenpartij of onderaannemer? En betaalt die partij de loonheffingen niet als de zzp’er werknemer blijkt te zijn? Dan kan de fiscus de opdrachtgever aansprakelijk stellen. Werk dus met een geblokkeerde rekening (g-rekening). Doe van tevoren ook de WAADI-check op de site van de KvK. Daarmee is te controleren of de organisatie waarvan de zzp’er is ingehuurd dit op grond van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs mag doen.
8.3.3 Facturatie
voorbelasting
De betaling aan een zzp’er verloopt ook anders dan bij een werknemer. De zzp’er stuurt periodiek of na afronding van de opdracht een factuur. In de meeste gevallen brengt hij 21% (of 9% in specifieke gevallen) BTW in rekening en deze draagt hij af aan de Belastingdienst. De opdrachtgever moet wel altijd de facturen strikt controleren op wettelijke vereisten voordat hij tot betaling overgaat. De door de zzp'er in rekening gebrachte BTW is namelijk alleen als voorbelasting aftrekbaar als de BTW-plichtige opdrachtgever beschikt over een correcte factuur. Wil je weten welke gegevens de factuur moet bevatten? Kijk dan op rendement.nl/hrdossier.
Verleggingsregeling
onder- aanneming
BTW-nummer
In sommige gevallen moet de zzp'er de BTW verleggen naar de opdrachtgever. Dit is bijvoorbeeld het geval bij onderaanneming en uitlening van personeel in de bouw, de scheepsbouw en de metaalconstructie. De zzp'er brengt dan geen BTW in rekening, maar verlegt de BTW naar de opdrachtgever. De zzp'er zet dan op de factuur ‘BTW verlegd’ en vermeldt daarop ook het BTW-nummer van de opdrachtgever.
Ontvangt een inhoudingsplichtige voor de loonheffingen een factuur van een natuurlijk persoon met daarop de vermelding ‘BTW verlegd’? Dan is de inhoudingsplichtige verplicht om hiervan een opgaaf ‘Uitbetaalde bedragen aan derden’ te doen.
Gevolgen bij niet verleggen
boete
Verlegt de zzp'er de BTW niet naar de opdrachtgever terwijl dit wel moet, dan is de verkoopfactuur onjuist en kan de Belastingdienst een flinke boete opleggen. Ook de opdrachtgever die een prestatie afneemt en de naar hem verlegde BTW niet juist aangeeft, kan te maken krijgen met vervelende gevolgen. De Belastingdienst kan dan het recht op BTW-aftrek van de betreffende factuur weigeren.