3.2 Wat neem je op in de overeenkomst?

opdracht-
omschrijving

uurtarief

boeteclausule

In de overeenkomst van opdracht staat doorgaans:

• de opdrachtomschrijving: welke werkzaamheden gaat de zzp’er verrichten en met welk resultaat?
• planning en looptijd: wanneer moet het werk gereed zijn?
• vergoeding: wat is het uurtarief of totaaltarief voor de gehele opdracht? Is dit bedrag inclusief of exclusief BTW?
• aanvullende afspraken over onder meer:
  • geheimhouding en privacy;
  • aansprakelijkheid en verzekeringen: wat als de zzp’er een fout maakt die jouw organisatie geld kost?
  • intellectuele eigendom (IE) en gebruiksrechten;
  • specifieke afspraken over niet-nakoming van de afspraken, zoals een boeteclausule.
  • duur, opzegging en einde opdracht (zie hoofdstuk 9);
• rechtskeuze: welke rechter is bevoegd om conflicten op te lossen. Een bindend adviseur of een arbiter mag ook.

Heldere taal

Dit zijn de basisingrediënten waarmee een organisatie zelf een standaardovereenkomst kan opstellen. Méér is vaak ook niet nodig. Een rechter is uitstekend in staat om afspraken te interpreteren die in simpele bewoordingen zijn opgeschreven. Het doel van het contract is om duidelijke afspraken te maken. Gebruik dus ook normale, begrijpelijke taal.

3.2.1 Opdrachtomschrijving

doel

activiteiten

resultaat

scope

De meeste problemen in samenwerkingen met zzp’ers ontstaan niet door onwil, maar door onduidelijkheid. Met een heldere opdrachtomschrijving voorkomt de opdrachtgever discussies over verwachtingen, planning en kosten. Wees in de overeenkomst helder over de volgende zaken:

• Doel van de opdracht: wat is de aanleiding en wat moet de opdracht opleveren? Kies niet voor een vage opdrachtomschrijving zoals ‘ondersteuning bieden op de marketingafdeling’ maar voor iets concreets zoals ‘het opzetten en inrichten van een Google Ads-campagne, inclusief wekelijkse optimalisatie en eindrapportage.’
• Te verrichten werkzaamheden: welke activiteiten worden uitgevoerd?
• Resultaatverplichting: wat wordt concreet opgeleverd (documenten, designs, code, training, rapportage)?
• Out of scope: schrijf ook op wat niet is inbegrepen. Zo voorkom je dat het takenpakket langzaam uitdijt zonder dat de vergoeding meegroeit.

Gezagsverhouding

dienstverband

ondernemerschap

Houd er rekening mee dat hoe meer je vastlegt over de invulling van een opdracht, des te eerder sprake kan zijn van een dienstverband. Bij een werknemer heeft de werkgever gezag: hij bepaalt hoe laat de werknemer komt, hoe hij zijn werk doet en wanneer hij pauze houdt. De zzp’er voert de opdracht naar eigen inzicht uit en dus ontbreekt dat gezag. De opdrachtgever spreekt af met de zzp’er wat er gedaan moet worden (het resultaat), maar de zzp’er bepaalt in grote lijnen hoe hij dat doet. Voor het ondernemerschap van de zzp’er is het van groot belang dat hij vrij is in de invulling van zijn opdracht. Het gaat erom dat het eindresultaat wordt gehaald, en niet op welke manier de zzp’er dit voor elkaar heeft gekregen.

Aanwijzingen

vervangen

Toch is het onderscheid tussen de arbeidsovereenkomst en de overeenkomst van opdracht vaak lastig, omdat de opdrachtgever bij een overeenkomst van opdracht ook gerechtigd is tot het geven van aanwijzingen over de uitvoering van de opdracht (artikel 7:402 BW). Ook is de opdrachtnemer verplicht om de opdrachtgever op de hoogte te houden van zijn werkzaamheden (artikel 7:403 BW). Daarnaast bepaalt artikel 7:404 van het BW dat de opdrachtnemer gehouden is de opdracht zelf uit te voeren, tenzij uit de overeenkomst blijkt dat hij zich ook door anderen kan laten vervangen.

3.2.2 Vergoeding

tarief

reiskosten

meerwerk

factuur-
frequentie

betalings-termijn

Opdrachten lopen zelden uit de hand door het tarief. Er kan wel discussie ontstaan doordat niet helder is wat er precies onder het tarief valt. Leg daarom vast in de overeenkomst:

• het uurtarief, het dagtarief of de vaste prijs;
• minimale afname of inzet van de opdrachtnemer (bijvoorbeeld ‘gemiddeld 16 uur per week’);
• de betaling van reiskosten, verblijfskosten, materialen, (software)licenties en eventuele tooling;
• meerwerk: wanneer is iets meerwerk en hoe wordt dat bepaald?
• betaling voor voorbereiding, overleg, reisuren en nazorg;
• factuurfrequentie: hoe vaak stuurt de zzp’er een factuur?
• factuurinformatie: wat moet er op de factuur staan?
• betalingstermijn;
• consequenties bij te late betaling.

Geen afspraken

gebruikelijk

Als er in de overeenkomst van opdracht geen afspraken over de vergoeding zijn opgenomen, moet de vergoeding op grond van artikel 7:405 van het BW gelijkstaan aan wat daarvoor gebruikelijk is. De opdrachtgever is op grond van artikel 7:406 van het BW verplicht om de onkosten van de opdrachtnemer te vergoeden die gemaakt zijn bij de uitvoering van de opdracht.

3.2.3 Aansprakelijkheid en verzekeringen

schade

bewijs

Een zzp’er is – in tegenstelling tot een werknemer – in principe zelf verantwoordelijk voor zijn fouten. Wat als hij een cruciale deadline mist, waardoor de opdrachtgever schade lijdt? In de overeenkomst van opdracht beperkt de opdrachtgever de eigen risico’s. Leg daarom altijd vast wie verantwoordelijk is voor de schade. Vraag de zzp’er of hij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft en een bewijs daarvan (zie hoofdstuk 5). Vaak wordt de aansprakelijkheid van de zzp’er beperkt tot het bedrag van de opdracht (of een veelvoud daarvan), of tot het bedrag dat zijn verzekering uitkeert. Dit is redelijk; je kunt een zzp’er niet voor miljoenen aansprakelijk stellen voor een klus van € 1.000.

3.2.4 Geheimhouding en privacy

vertrouwelijk

Een zzp’er krijgt vaak een kijkje in de keuken van de opdrachtgever. Hij ziet het klantenbestand, de omzetcijfers of nieuwe productideeën. Spreek daarom af dat bedrijfsinformatie vertrouwelijk is en blijft, ook na afloop van de opdracht.
Verwerkt de zzp’er persoonsgegevens van de klanten of de werknemers volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? Dan heeft je organisatie naast de overeenkomst van opdracht vaak ook een verwerkersovereenkomst nodig. Leg dit vast in de overeenkomst.

3.2.5 Intellectueel eigendom

factuur

Stel, je organisatie huurt een grafisch vormgever in voor een nieuw logo. Wie is dan eigenaar van dat logo? Volgens de Auteurswet is dat standaard de maker, tenzij er iets anders wordt afgesproken. In dit geval is dat de ingehuurde zzp’er. Dit wordt vaak vergeten. Wil de opdrachtgever volledige eigendom over onder meer teksten, code, designs of strategieën? Dan moet hij een clausule opnemen waarin staat dat het intellectueel eigendom (IE) na betaling van de factuur volledig aan hem wordt overgedragen.

Auteursrechten

akte

merkenrecht

Als de zzp’er de auteursrechten overdraagt, moet dit schriftelijk gebeuren door middel van een akte overdracht. Als de zzp’er deze rechten overdraagt, is hij ze meteen kwijt. Hij mag ze ook niet meer voor eigen gebruik gebruiken zonder toestemming van de opdrachtgever. Dus ook niet voor bijvoorbeeld zijn portfolio of op zijn eigen website. Dit is anders dan bij een octrooi- of merkenrecht, want om die te verkrijgen is een depot of inschrijving in een register vereist.