9.2 PDCA-cirkel

hulpmiddel

De PDCA-cirkel kent zijn oorsprong als de kwaliteitscirkel van Deming. Dit is een creatief hulpmiddel voor het invoeren van verbeteringen. De kwaliteitscirkel kan de OR goed toepassen om te leren van een traject waarbij het initiatiefrecht is ingezet.

Handelingen

stappen

planning

Tijdens de evaluatie richt je je (vooral) op het leerproces van het initiatiefvoorstel zelf. Dus op de handelingen van de OR: van het bespreken van het voorstel in de OR, het schrijven van het voorstel tot en met de bespreking met de bestuurder (zie ook de stappen van de OR bij een initiatiefvoorstel in paragraaf 3.1). Want als het voorstel wordt opgepakt en een project wordt, dan is vooral de bestuurder (de organisatie) aan zet.

9.2.1 Plan (plannen): voorbereiden initiatief

opstellen

De eerste stap in de PDCA-cirkel is de planning van het initiatieftraject. Dit omvat eigenlijk alle voorbereidingen voorafgaand aan het gesprek met de bestuurder:

• Probleemanalyse: bepaal het vraagstuk en benoem knelpunten die je wilt aanpakken.
• Informatie inwinnen over het vraagstuk en over de rechten van de OR.
• Voorstel opstellen: stel een initiatiefvoorstel op met de te nemen stappen, de doelstellingen, de benodigde middelen en de tijdlijn.

9.2.2 Do (uitvoeren): agenderen en bespreken

notulen

Dit is de uitvoeringsfase: het initiatiefvoorstel wordt geagendeerd, aan de bestuurder gestuurd en wordt besproken in de overlegvergadering. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang:

• Agendeer tijdig het onderwerp.
• Communicatie: bereid de bespreking met de bestuurder goed voor. De OR denkt verschillende reacties en scenario’s uit.
• Leg de gemaakte afspraken met de bestuurder vast door middel van de notulen.

9.2.3 Check (evalueren): verbeterpunten benoemen

uitkomst

Na de bespreking van het voorstel en het vastleggen van afspraken, is het belangrijk om te evalueren of de doelstellingen zijn bereikt. Het gaat hier in eerste instantie om de doelstellingen op korte termijn (de stappen van het initiatiefvoorstel):

• Hoe is de voorbereiding verlopen? Wat kan beter?
• Hoe verliep het gesprek met de bestuurder? Wat kan ­beter?
• Wat was de uitkomst? Is de OR tevreden?

Monitoren

project

Als het initiatiefvoorstel vervolgens wordt omgezet in een project, is het van belang om het project te monitoren en moet de OR ook een vinger aan de pols houden (evaluatie langere termijn):

• Richt de bestuurder zich op de afgesproken acties?
• Worden de doelstellingen gehaald?
• Communiceert de bestuurder over de voortgang aan betrokkenen?

9.2.4 Act (handelen): doorvoeren van verbeteringen

aanpassingen

De laatste stap is het doorvoeren van verbeteringen op basis van de evaluatie. Ook hier gaat het in eerste instantie om verbeteringen van de procedure zelf (kortere termijn):

• Corrigerende maatregelen nemen: vraagt het huidige initiatiefvoorstel nog om aanpassingen?
• Best practice vaststellen: documenteer succesvolle ­methodes en benaderingen, zodat je deze in de toekomst opnieuw kunt toepassen. Leg vast hoe de OR te werk is gegaan. Wat was bijvoorbeeld succesvol in het gesprek met de bestuurder?
• Leren en verbeteren: zorg ervoor dat je de geleerde lessen deelt binnen de OR om toekomstige initiatieven te ­optimaliseren.

9.2.5 Voorbeeld PDCA-cirkel casus KleinGeluk

traject

schrijven

afspraken maken

monitoren

verbetering

Welke handelingen heeft zorginstelling KleinGeluk op ­basis van de PDCA-cirkel genomen bij het traject waarbij zij het initiatiefrecht hebben ingezet?

• Plan (plannen): voorbereiden initiatief.
  • Interviewen van medewerkers over ‘Goed werkgeverschap’.
  • Bundelen van de uitkomsten.
  • Schrijven van het initiatiefvoorstel (met daarin de lijst met voorstellen van de OR).
• Do (uitvoeren): agenderen en bespreken.
  • Agenderen van het onderwerp op de overlegvergadering.
  • Bespreken van het initiatiefvoorstel met de bestuurder, manager P&O en manager welzijn, wonen en zorg.
  • Concrete afspraken met elkaar maken over de voorstellen (wat, hoe, wanneer?).
  • Opzetten van de commissie Goed Werkgeverschap.
• Check (evalueren): verbeterpunten benoemen. De OR is heel tevreden met de uitkomsten van het initiatief. Naast het invoeren van een aantal voorstellen is er ook een positief effect voor het imago van de OR. Meer medewerkers tonen interesse voor deelname aan de OR. De voortgang wordt gemonitord via de commissie Goed Werkgeverschap en besproken met de bestuurder. De OR benadrukt het belang van een initiatieftraject en wil vaker van deze mogelijkheid gebruikmaken.
• Act (handelen): doorvoeren van verbeteringen. Een mogelijke ‘verbetering’ kan bijvoorbeeld het nemen van een volgend initiatief zijn. Daarbij kunnen de ervaringen van het eerste initiatieftraject worden toegepast.