2.1 Welke basiskennis is nodig?
zittingsperiode
Een basiscursus met de gehele OR is een prettige start van een nieuwe zittingsperiode. Afhankelijk van de verschillende niveaus die je terug wilt laten komen op de basiscursus kun je de onderwerpen bepalen.
Een basiscursus duurt vaak twee dagen. Door twee dagen met elkaar weg te gaan, kun je doorpakken op de verschillende onderwerpen. Zo zorg je ervoor dat alle leden helemaal klaar zijn voor de komende periode in de OR.
2.1.1 Rol en positie van de OR
WOR
Het is van belang dat OR-leden inzicht krijgen in de rol en positie van de OR, en dat geldt zeker voor nieuwe OR-leden. Een deel van de rol en positie wordt aan de OR toegeschreven door de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Het is niet nodig om de complete WOR met elkaar door te lopen. Richt je liever op de artikelen die de OR het meest gebruikt in de dagelijkse praktijk. Hierbij kun je denken aan het overlegrecht, initiatiefrecht, adviesrecht, instemmingsrecht, informatierecht en de zorgtaken van de OR. In paragraaf 2.2 lees je meer over de belangrijkste bevoegdheden van de OR.
Organogram
positie
Kijk ook eens naar het organogram van de organisatie. Dat geeft inzicht in de rol en positie die de OR binnen de organisatie heeft. Kun je zelf het organogram van jullie organisatie uittekenen? En weet je dan waar de positie van de OR is? Deze vraag is vaak moeilijk te beantwoorden, ook voor leden die al langer in de OR zitten. Maar het gesprek hierover levert vaak veel inzicht op. Het geeft een goed beeld van de rol of positie van de OR en voor wie je er als OR bent. Kijk ook op rendement.nl/ordossier voor meer informatie over hoe je een organogram kunt maken.
Informatie over de organisatievorm en zeggenschapsverhoudingen is een belangrijk onderdeel van de basisinformatie die de OR aan de start van de zittingsperiode moet ontvangen.
Groepsontwikkeling
zittingsjaar
Een nieuw samengestelde groep moet zich nog ontwikkelen. Dat geldt ook voor jullie OR. OR-leden zijn afkomstig uit de hele organisatie en nemen vaak voor een aantal jaren zitting in de OR. Als de verkiezingen achter de rug zijn en het nieuwe zittingsjaar begint, bestaat de OR vaak zowel uit leden die al langer in de OR zitten als leden die nieuw zijn in de OR. Na elke verkiezingsronde moet de OR zich in een nieuwe samenstelling ontwikkelen tot een nieuwe, goed functionerende groep.
Groepsontwikkeling op vier niveaus
bestaansrecht
inzicht
De groepsontwikkeling speelt zich af op vier niveaus:
- Bestaansrecht: de missie en visie van de OR. Heb je met elkaar hetzelfde beeld van waar je als OR staat en waar je naartoe wilt?
- Inrichting: de werkwijze, taakverdeling en structuren van de OR, zoals hoe je de taken onderling verdeelt, of je gaat werken met werkgroepen of commissies of de structuur van overleggen.
- Groepsdynamiek: hoe werk je met elkaar samen, hoe is de onderlinge communicatie en spelen er bijvoorbeeld conflicten?
- Omgeving: hoe verhoudt de OR zich tot zijn omgeving? Jullie OR krijgt met veel verschillende partijen in de organisatie te maken. Denk aan de achterban, bestuurder, HR-manager en de raad van toezicht of raad van commissarissen. Zorg ervoor dat je deze partijen goed in beeld krijgt.
Deze vier niveaus geven de OR inzicht in de kennis die de nieuwe en al zittende OR-leden nodig hebben. Het biedt een mooi handvat om te bepalen met welke thema’s de OR tijdens een basiscursus aan de slag kan gaan.
2.1.2 Ambities van de OR
missie en visie
Als de ambities van jullie OR duidelijk zijn, kun je bepalen wat je ervoor nodig hebt om daar te komen en hoe je dat gaat invullen. ‘Waar staan we voor in deze zittingsperiode?’ en ‘waar gaan we voor?’ zijn hierbij de kernvragen. Vul dit thema zo praktisch mogelijk in. Naast ambitie wordt er ook vaak gesproken over de missie en visie van de OR. Een bekende valkuil van missie- en visievorming is dat dit vaak blijft hangen in vage termen. Bijvoorbeeld: ‘We willen ervoor zorgen dat onze achterban tevreden(er) is’ of ‘We willen zo veel mogelijk invloed uitoefenen’. Dit zijn mooie missies, maar ze geven jullie weinig handvatten om mee aan de slag te gaan. Als jullie visie of missie vaag is, wordt het lastig om er concrete acties voor leden aan te koppelen.
Concreet
ontplooien
betrekken
De ambities van de OR kun je proberen scherp te maken door het met ‘wat’ en ‘hoe’ te omschrijven, bijvoorbeeld:
- De OR wil initiatieven ontplooien in het kader van vermindering van de werkdruk. Daarvoor laat de OR in het medewerkerstevredenheidsonderzoek vragen opnemen over werkdruk. Vervolgens gaat de OR hierover in gesprek met de bedrijfsarts en preventiemedewerker. Ook wil de OR de
- risico-inventarisatie en -evaluatie en het plan van aanpak toetsen op acties die de werkgever uitzet om de werkdruk te verminderen.
- De OR wil de achterban actief betrekken bij de advies- en instemmingsaanvragen. Dit doet de OR door bij iedere aanvraag een aantal werknemers uit te nodigen voor het OR-overleg, zodat zij met de OR kunnen meepraten over de advies- of instemmingsaanvraag.
Omschrijf concreet wat je wilt gaan doen met elkaar. Zo zorg je ook echt voor handvatten om de ambities van de OR vorm te geven.
2.1.3 Verdeling van taken
rollen
reglement
Eén van de eerste zaken die een OR moet regelen is het verdelen van de taken, oftewel: hoe ga je jullie OR inrichten? Denk hierbij aan het verdelen van de rollen binnen het dagelijks bestuur: de voorzitter, vicevoorzitter en secretaris. Een tip is om deze rollen te verdelen op de tweede dag van de cursus of tijdens het tweede of derde overleg. Dan hebben de leden elkaar eerst leren kennen en hebben zij inzicht gekregen in de rol, positie en taak van de OR. Bespreek eerst met elkaar wat de WOR en jullie reglement over de taken van de verschillende rollen zegt en voer pas daarna het gesprek over de onderlinge verwachtingen bij de verschillende rollen.
Neem ook de rollen van de OR-leden, de commissieleden en ambtelijk secretaris mee. Op deze wijze maak je helder wat de inhoud en/of taken en verantwoordelijkheden zijn van de verschillende rollen.
2.1.4 Commissies en werkgroepen
mandaat
inhoud
Als jullie OR gaat werken met commissies of werkgroepen, moeten de taakverdeling, verantwoordelijkheden en het mandaat van de betreffende commissie of werkgroep helder zijn geformuleerd. Besteed daarbij ook aandacht aan de werkwijze van de commissie of werkgroep. Bijvoorbeeld hoe de terugkoppeling richting de OR moet plaatsvinden. Je kunt ook inhoudelijk kijken naar onderwerpen die de komende periode op de OR afkomen. Kijk daarbij naar de inhoud van het onderwerp en op welke wijze jullie OR dat het beste aan kan vliegen, bijvoorbeeld welke commissie of werkgroep met welk onderwerp aan de slag gaat.
2.1.5 Kennismaking
standpunt
Je kunt aan de hand van allerlei kennismakingsspellen of persoonlijkheidstesten, zoals het DISC-model of de Myers-Briggs Type indicator (MBTI), kennismaken met de overige leden van de OR. Door aan de slag te gaan met dit soort testen en spellen leer je meer over elkaars opvattingen, overtuigingen en normen en begrijp je ook beter waarom iemand een bepaald standpunt inneemt. Het zorgt dus voor meer begrip en waardering voor elkaar. Je kunt bijvoorbeeld een trainer vragen om uitleg te geven over het DISC-model of de MBTI en daar vervolgens mee aan de slag gaan. Meer over het DISC-model lees je op rendement.nl/ordossier.
Zo’n test of spel nodigt de deelnemers uit om meer over zichzelf te vertellen. Dat biedt stof om met elkaar in gesprek te gaan over kwaliteiten, valkuilen en competenties.
2.1.6 Kennismaken in wisselende groepen
Op het moment dat je bij een training of overleg voor een break out-sessie in groepjes uiteengaat, hebben veel leden de neiging om aan te sluiten bij leden die zij al kennen. Daag jezelf eens uit om dan bij leden te gaan zitten die je nog niet zoveel gesproken hebt. Als je telkens wisselt van groepje, spreek je iedere keer weer iemand anders. Zo leer je elkaar en de verschillende perspectieven in de groep beter kennen.
Ontspanning
teamspel
En uiteraard is de ontspanning tijdens of na een training of een overleg van groot belang. Bijvoorbeeld een leuk teamspel doen om gewoon even plezier te hebben met elkaar. Of lekker een drankje doen na afloop of gezellig samen eten. Dit zijn momenten waar je als team herinneringen opbouwt, gevoel bij elkaar krijgt en onbewust werkt aan de groepsdynamiek.
2.1.7 Bestuurder uitnodigen
verwachting
Het is, zeker in het begin, aan te raden om ook eens de bestuurder (informeel) uit te nodigen bij een training of overleg van de OR. Zo kun je op een laagdrempelige manier de verwachtingen over en weer uitspreken en afspraken maken over jullie werkwijze. Voor nieuwe OR-leden is dit soms ook de eerste kennismaking met de bestuurder. Een luchtig gesprek of informeel moment waarbij je elkaar beter leert kennen is dus aan te raden.
Je kunt de bestuurder ook vragen om een overzicht te maken van de onderwerpen die de komende periode op de agenda komen en die hij wil bespreken met jullie OR. Dat biedt houvast bij de voorbereidingen van vergaderingen en het opstellen van een jaarplanning en scholingsplan.
Tussentijds
groepsproces
Het komt geregeld voor dat er tussentijds nieuwe leden toetreden tot de OR. Als dit er meer zijn, kun je ook kiezen voor een nieuwe basiscursus met de hele groep. Dit betekent voor de al zittende leden een herhaling van de basiskennis, wat ook nuttig kan zijn, maar het belangrijkste is dat je met elkaar in het groepsproces terechtkomt. Je kunt er ook voor kiezen om de nieuwe leden een aparte basiscursus te laten volgen. En eventueel kun je op een later moment met de gehele OR op een ander thema een verdiepende cursus volgen.