8.1 Opstellen van de RI&E
instemmingsrecht
De wet verplicht de bestuurder om een RI&E op te stellen. De OR heeft instemmingsrecht (artikel 27, lid 1d WOR) op de RI&E en het plan van aanpak dat erbij hoort. De RI&E begint bij het inventariseren van de gevaren in de organisatie. Werkstress valt hier ook onder. Deze inventarisatie is de taak van de bestuurder, die het vaak uitbesteedt aan een arboprofessional of de afdeling HRM. Hoe groter het risico, hoe gedetailleerder de RI&E dit gevaar moet beschrijven. Bij een grote kans op werkstress is inventarisatie van de risico’s op afdelings- of functieniveau aan de orde.
Analyseren
risico
Nadat de risico’s in kaart zijn gebracht, volgt de analyse. Welke factoren verhogen het risico op werkstress nu precies? Om hoeveel werknemers of welke afdelingen gaat het? Hoe groot is het risico concreet?
Inschatten
norm
Het is zaak om de risico’s zo goed mogelijk in te schatten en deze vervolgens te vergelijken met een norm. Dat kan de wettelijke norm zijn of een norm volgens de cao. Voor sommige risico’s bestaat er geen algemene norm en moet de bestuurder de ernst van het risico zelf inschatten.
Plan van aanpak
maatregelen
Een vast onderdeel van de RI&E is het plan van aanpak. Hierin staan de maatregelen die de organisatie gaat nemen tegen arbeidsrisico’s. Op het gebied van werkstress staan hierin bijvoorbeeld aanpassingen van de werkinhoud, regelmogelijkheden van werknemers of voorlichtingsactiviteiten. Ook staat bij elke maatregel wie die wanneer gaat uitvoeren.
Toetsen
bedrijfsarts
Heeft de bestuurder de risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd en een plan van aanpak opgesteld, dan moet de organisatie de RI&E vaak laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst, bedrijfsarts of een combinatie van gecertificeerde kerndeskundigen. Dit hoeft bijvoorbeeld niet als er voor de branche een erkend RI&E-instrument beschikbaar is.
Stappenplan voor de RI&E
Voor het opstellen van de RI&E is de bestuurder wettelijk verplicht om een aantal stappen te doorlopen:
8.1.1 Rol van de OR
instemmen
Na de (eventuele) toetsing moet de bestuurder de RI&E en het plan van aanpak voorleggen aan de OR of PVT, die ermee moet instemmen. Wettelijk gezien is dit de enige rol die de OR hoeft te spelen bij het opstellen van de RI&E.
Vroege betrokkenheid
herzien
Toch is het goed als de OR al in een eerder stadium een rol speelt in het RI&E-traject. Door de contacten met de achterban weet je tenslotte als geen ander welke risico’s er spelen op de werkvloer. Bovendien, als de OR niet instemt, moet de bestuurder de RI&E herzien en zit de organisatie zo lang zonder werkbare RI&E. Betrokkenheid van de OR bij de RI&E vergroot de kans dat je ermee instemt. Een vroege betrokkenheid heeft dus voor alle partijen voordelen. Dring hier bij de bestuurder op aan.
In de Arbowet staat dat werknemers de RI&E altijd moeten kunnen inzien. De bestuurder kan de RI&E en het plan van aanpak verspreiden onder alle medewerkers. De OR kan deze taak in overleg met de bestuurder ook op zich nemen en de RI&E bekendmaken bij de achterban.
8.1.2 Evaluatie
actueel
Staat alles eenmaal op papier en zijn de maatregelen ingevoerd, dan moet de organisatie de RI&E en het plan van aanpak periodiek evalueren. Dit is een wettelijke verplichting. De RI&E moet namelijk altijd actueel zijn. De Arbowet schrijft niet voor hoe vaak de RI&E geëvalueerd moet worden. Veel bestuurders kiezen er daarom voor om de RI&E en het plan van aanpak één keer per jaar door te lichten.
Heeft de organisatie te maken met grote veranderingen? Dan moet de bestuurder de RI&E tussentijds aanpassen. Dit moet onder meer na een reorganisatie, verhuizing of bij de introductie van een nieuwe productiemethode.