9.2 Communiceer schriftelijk en helder
opzegdatum
Is opzegging volgens de overeenkomst én de wet mogelijk, dan is de volgende stap het daadwerkelijke opzeggen van de overeenkomst. In de opzeggingsbrief- of opzeggingsmail vermeldt de opdrachtgever duidelijk de opzegdatum (met verwijzing naar het desbetreffende bepaling in de overeenkomst), de laatste werkdag, het laatste moment waarop uren gefactureerd mogen worden en gewenste overdrachtsdatum.
9.2.1 Opzegging per aangetekende brief
In de overeenkomst staat als het goed is ook beschreven hoe de opdrachtgever en de zzp’er de overeenkomst moeten opzeggen. Er zijn eindeloos veel mogelijkheden om de opzeggingsbrief te zenden. Per aangetekende brief bijvoorbeeld. Als de geadresseerde niet thuis is, belandt de brief op een afhaalpunt. Lang niet iedereen meldt zich daar vervolgens om de post op te halen, al komt dit voor risico van de ontvanger (zie het kader hiernaast). Een WhatsAppbericht kan ook. Hierbij geven twee blauwe vinkjes snel zekerheid over de ontvangst (al zijn die vinkjes ook uit te schakelen).
9.2.2 Opzegging per e-mail
bewijzen
Als vuistregel voor het versturen van formele berichten kun je hanteren: gebruik de digitale (en goedkopere) variant, tenzij je écht zekerheid moet hebben. Waar het om gaat, is dat het bericht daadwerkelijk ontvangen wordt door degene voor wie het bedoeld is. Of dat gelukt is, moet de verzender bewijzen. Hoe de verzender dat bewijst, is aan hem. Toch is het niet zo gemakkelijk om te bewijzen dat iemand een bericht heeft ontvangen. De opdrachtgever kan wel laten zien dat hij een e-mail heeft verzonden, maar daarmee is nog niet gezegd dat die e-mail ook is aangekomen.
Vraag om bevestiging
hulpmiddel
De simpelste methode om dit probleem op te lossen is als volgt. De opdrachtgever verstuurt het bericht over de opzegging per e-mail en vraagt daarin vriendelijk om de ontvangst daarvan even te bevestigen. Ook de normale ontvangst- en leesbevestiging in een e-mailprogramma kan een hulpmiddel zijn. Als daaruit blijkt dat het bericht ontvangen en gelezen is, kan de opdrachtgever die vinkjes met andere bewijzen gebruiken om aan te tonen dat het bericht ontvangen is.
Risico verzender of ontvanger?
verstoppen
eigen risico
Als de opdrachtgever de indruk heeft dat de zzp’er zich expres verstopt, kan hij een aangetekende brief verzenden. De postbode vraagt bij de bezorging dan om de handtekening van de geadresseerde. Is er niemand thuis, dan laat de postbode een bericht achter en kan de geadresseerde de brief later afhalen op het afhaalpunt. Hier komt de wettelijke uitzondering van pas. Als de zzp’er de aangetekende brief niet afhaalt, is dat zijn eigen risico. De Hoge Raad heeft in 2010 bepaald dat de brief in zo’n geval geldt als ontvangen als de verzender kan bewijzen dat de aangetekende brief op het juiste adres is aangeboden én vervolgens niet is afgehaald.
9.2.3 Opzegging per deurwaardersexploot
De grootst mogelijke zekerheid over de ontvangst krijgt de opdrachtgever als hij de opzeggingsbrief laat bezorgen per deurwaardersexploot. Dit betekent dat een deurwaarder langsgaat bij de geadresseerde en de brief persoonlijk overhandigt.
Bewijs
deurwaarder
deurwaardersexploot
Is er niemand aanwezig, dan laat de deurwaarder de brief achter in een envelop waarop staat dat het gaat om een bericht dat onmiddellijk gelezen moet worden. De deurwaarder schrijft een kort, officieel verslag over de bezorging: het exploot. Daarin staat aan wie hij de brief op welk moment overhandigd heeft. Dit bewijs is ijzersterk, ook als de deurwaarder niemand aangetroffen heeft. Nadeel van opzegging per deurwaardersexploot is dat het relatief duur is (tussen de € 100 en € 200 per bezorging).
Wil de zzp’er opzeggen? Met een goede bevestigingsbrief voorkomt de opdrachtgever misverstanden en kunnen meteen afspraken gemaakt worden over de manier waarop de samenwerking afgehandeld wordt.