7.3 Hoe pakken andere raden het vervolg aan?
achterban
voortgang
Tot welke resultaten leidt het initiatiefvoorstel? Hoe koppel je dit terug aan de achterban? En hoe kun je zaken borgen? In paragraaf 7.3.1 lees je over de ervaringen van de OR van Het Koninklijk Concertgebouw. Daarna komen in paragraaf 7.3.2 de ervaringen van de OR van KleinGeluk aan bod. De informatie voor deze casussen is weer verkregen via de voorzitters van de betreffende ondernemingsraden.
7.3.1 Casus Het Koninklijk Concertgebouw
De OR heeft de voortgang via intranet gedeeld. Daarin is toegelicht hoe de OR met duurzaamheid aan de slag gaat en ook hoe de medewerkers dat in de begrotingen gaan terugzien.
Resultaat
financiering
Het initiatief van de OR viel op het juiste moment, op de juiste plek. Het is vanaf dat moment een onderwerp geworden waar iedereen achter stond. Het is een succesverhaal geworden, waar de OR zeker tevreden over is. Toelichting: Het Koninklijk Concertgebouw is een niet-gesubsidieerde instelling, dus voor het geld moeten ze zelf zorgen. Het voorstel is heel voortvarend opgepakt. Een groot deel van de financiering is gerealiseerd via de VriendenLoterij, die richt zich vooral op culturele instellingen. Dat is een soort externe financiering geweest.
Evaluatie
Er is geen echte evaluatie geweest. Als het eenmaal loopt, denk je daar als OR vaak niet meer aan. Het is een lopend proces geworden tot op de dag van vandaag.
Verandering
richtlijnen
plannen
De veranderingen hebben deels met technische zaken te maken. Maar het betreft ook bijvoorbeeld de bedrijfskleding, daar zijn ook richtlijnen voor, zoals dat het niet door kinderarbeid tot stand mag zijn gekomen. Maar denk ook aan duurzaam geproduceerde koffie en afbreekbare schoonmaak- en afwasmiddelen. Voor de duurzaamheid van het gebouw zijn er ook plannen. Het gaat om isolatie, verwarmingssystemen en om techniek, alles om het energieverbruik en de uitstoot zo min mogelijk te laten zijn. Zo zijn bijvoorbeeld de tachtig podiumspots van de Grote Zaal vervangen door ledlampen en is er een duurzame aansturing van de verlichting en de klimaatinstallaties op basis van de bezetting van het gebouw. Ook is er iemand actief met de binnentuin van Het Concertgebouw.
Nieuwe werkgroep die het project volgt
werkgroep
Het Koninklijk Concertgebouw had destijds het BREEAM-certificaat (keurmerk voor duurzaamheid van gebouwen). Inmiddels is het gecertificeerd voor het Green Key-keurmerk (duurzaamheidskeurmerk voor de gastvrijheidssector). Het is weer een stapje verder na BREEAM. Nu is er een nieuwe werkgroep opgezet die het project volgt. Dit zijn vier medewerkers, waaronder een MT-lid. De OR is hierbij niet meer nodig. De werkgroep heeft ook de certificering voor de GreenKey georganiseerd. Daarvoor moet je aan veel eisen voldoen. Dit is ook wel een traject van zeker een jaar geweest. De OR krijgt wel steeds de stand van zaken van de werkgroep door.
7.3.2 Casus KleinGeluk
vragen
aanpak
open
serieus
inrichten
uitkomsten
In het initiatiefvoorstel van KleinGeluk waren er tien punten genoemd. De bestuurder was overall positief over de voorstellen. Wel had hij vragen over het ene onderwerp en over het andere niet. De volgende onderwerpen zijn besproken en ook opgepakt:
- Functieschalen. Bij KleinGeluk zitten de verzorgenden in schaal 35. De vraag was: waarom zitten verzorgenden bij collega-organisaties in schaal 40? Er is afgesproken om dat eerst uit te zoeken. Dat heeft de commissie gedaan.
- Vooruitbetalen van vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Voor die mogelijkheid is nu gezorgd.
- Strenger verzuimbeleid. Bij de bedrijfsarts is aangegeven dat er strenger gekeken mag worden bij verzuim. Bijvoorbeeld bij iemand met een gebroken arm: wat kan hij nog wel? Sinds afgelopen zomer is er een nieuwe bedrijfsarts en is er ook echt een andere aanpak: de re-integratie van medewerkers wordt nu veel eerder ingezet.
- Vakbladen. Sommige vakbladen zijn erg duur in de aanschaf op jaarbasis. Medewerkers kunnen daarom de vakbladen op het hoofdkantoor inzien. Daarnaast heeft P&O uitgezocht dat je op veel gebieden gratis nieuwsbrieven kunt krijgen.
- Sportschoolabonnement. Medewerkers krijgen korting op een abonnement.
- Fonds voor het opzetten van personeelsleningen. Dit is wel besproken, maar dit voorstel had nog veel haken en ogen.
- Beloning voor extra werken. Dit onderwerp staat nog open. Je komt dan in de discussie: wat is extra werken? Stel, je gaat maandenlang structureel drie uur meer werken, dan kun je je contract laten aanpassen. Ook speelt dat een aantal zaken gewoon vanuit de cao zijn bepaald.
- Betalen van kinderopvang bij onverwacht werken. Dat blijkt lastig te regelen. Je moet namelijk vooraf een plek bij de opvang reserveren. Je kunt dit niet ad hoc organiseren. Er is wel over deze optie gesproken en naar de mogelijkheden gekeken.
- Gehoord en gezien worden. Werknemers gaven tijdens de OR on tour aan het belangrijk te vinden om ‘gehoord en gezien’ te worden. De organisatie heeft ook dit aandachtspunt serieus opgepakt. Er waren eerder slechts twee thuiszorgmanagers voor de hele thuiszorg. Zij hadden een flinke caseload. Nu is er een manager bijgekomen en ook een coach, die persoonlijke aandacht heeft voor de medewerkers. De inzet van een coach was zo goed bevallen bij de thuiszorg, dat ze inmiddels ook bij intramuraal nu een coach hebben. Veel medewerkers maken er vaak gebruik van, ook omdat de managers het te druk hebben. Wat is de rol van de coach? Bijvoorbeeld, een medewerker vliegt van de ene naar de andere locatie om wonden te verzorgen en heeft een grote caseload. De coach heeft samen met de medewerker gekeken naar zijn agenda: hoe kun je die goed inrichten om niet overvol te raken? De inzet van de coaches is echt een grote winst. De organisatie heeft in de gaten dat het belangrijk is om zuinig te zijn op de huidige medewerkers.
Terugkoppeling aan de achterban
De uitkomsten van het overleg over het initiatiefvoorstel heeft de OR teruggekoppeld via nieuwsbrieven. De bestuurder heeft ook een terugkoppeling gegeven. De korting op het sportabonnement is bijvoorbeeld door hem aangekondigd en hij gaf daarbij aan dat die afspraak mede mogelijk is gemaakt door de OR. De OR krijgt meerdere positieve reacties van de achterban. De achterban vindt het fijn dat de OR interviews met medewerkers doet, want het levert ook echt resultaat op.
Commissie
voortgang
Na de bespreking van het voorstel is de commissie Goed Werkgeverschap opgezet. In de commissie zitten de manager P&O en de manager financiën en drie OR-leden. Eén keer in de drie maanden komen zij bij elkaar om onderwerpen te bespreken vanuit het initiatiefvoorstel. Daardoor is het initiatief nog steeds in beweging en is de voortgang veiliggesteld.
Terugkoppeling
samenvatting
De drie OR-leden koppelen ontwikkelingen vanuit de commissie eerst terug aan de gehele OR. Vervolgens bespreekt de OR de samenvatting van Goed Werkgeverschap in de overlegvergadering met de bestuurder.
Resultaten
gebruikmaken
De OR is blij met de resultaten. Het initiatief heeft echt wat opgeleverd. Het onderwerp Goed werkgeverschap loopt nog steeds en de OR kijkt met de bestuurder en de manager P&O naar de mogelijkheden binnen de organisatie. En er blijkt ook veel te kunnen; als je gebruikmaakt van de mogelijkheid om een initiatiefvoorstel te schrijven, zie je dat het ook echt wat oplevert. Het heeft daarnaast ook een boost gegeven voor de OR: er is veel meer interesse om deel te nemen aan de OR. Mensen zijn heel positief om bij de OR te komen. De OR krijgt veel meer aanmeldingen dan eerder.
Als je in gesprek gaat met medewerkers, verandert het beeld van het werk van de OR ook vaak. Ze kunnen ook altijd eerst een keer meelopen. Daarnaast maak je de OR ook zichtbaar door interviews te houden.
Evaluatie
drempel
De OR heeft een evaluatie gedaan en uitgesproken dat dit soort dingen – het doen van een initiatiefvoorstel – belangrijk zijn en dat je van de mogelijkheid gebruikmaakt. Dit maakt de drempel veel lager om een volgend initiatiefvoorstel te schrijven.