11.2 Personeelsreglement

handboek

Als de organisatie niet onder een cao valt, mag de bestuurder zelf bepalen wat hij met de arbeidsvoorwaarden doet. De individuele arbeidsovereenkomst is daarbij het document waarin hij de afgesproken arbeidsvoorwaarden regelt. In de individuele arbeidsovereenkomst kan hij wel verwijzen naar een personeelsreglement of arbeidsvoorwaardenhandboek.

Reglement

bindend

Zo’n reglement of handboek kan belangrijke wettelijke gevolgen hebben. De inhoud is bindend voor zowel werkgever als werknemer, zolang de werknemer er schriftelijk akkoord mee is gegaan. Dit kan op twee manieren:

• De individuele arbeidsovereenkomst verwijst duidelijk naar het personeelsreglement of -handboek en de werknemer heeft de arbeidsovereenkomst ondertekend. De eenvoudigste manier om te verwijzen, is door in de arbeidsovereenkomst een passage op te nemen als: ‘Op deze arbeidsovereenkomst is het personeelsreglement van “Jansen en Jansen bv” van toepassing’.
• De werknemer heeft het personeelsreglement zelf ondertekend.

Inhoud personeelsreglement

overzicht

loons-
verhoging

verlof

disciplinair

rookruimte

Het personeelsreglement bevat een overzicht van de – vaak secundaire – arbeidsvoorwaarden die voor alle werknemers in een organisatie gelden. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke arbeidsvoorwaarden:

• Functioneren en beoordelen: hoe ziet de cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken eruit?
• Scholingsfaciliteiten: welke opleidingsmogelijkheden biedt de werkgever en hoe is de financiering van scholing geregeld?
• Kostenvergoeding: welke kosten vergoedt de werkgever (bijvoorbeeld openbaarvervoerabonnement, reiskosten woon-werkverkeer en zakelijke reizen, zakelijke mobiele telefonie)?
• Beloning: bevat het reglement de loonschalen of het loongebouw van de organisatie? En onder welke voorwaarden krijgen werknemers loonsverhoging? Wanneer komen werknemers precies in aanmerking voor bepaalde provisies of bonussen?
• Vakantie en verlof: hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen kent de werkgever toe? Is er een duidelijke procedure voor de aanvraag van vakantiedagen? Geeft het reglement een opsomming van alle wettelijke verlofvormen? Hoe moeten werknemers verlof aanvragen? Is het verlof betaald of onbetaald?
• Ziekteverzuim: is er een duidelijk ziekmeldingsprotocol? Wat is de hoogte van de loondoorbetaling tijdens ziekte in het eerste en tweede ziektejaar?
• Gedragscode: hoe moeten werknemers zich gedragen? Welk gedrag is gewenst? Welke regels gelden voor het (privé)gebruik van e-mail, internet, social media en telefoon? Welk gedrag valt onder ongewenst gedrag (pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie, discriminatie)? Welke disciplinaire maatregelen kan de werkgever treffen als een werknemer over de schreef gaat?
• Relaties op de werkvloer: hoe gaat de werkgever om met relaties op de werkvloer? Moeten werknemers hun relatie melden? En welke maatregelen kan de werkgever nemen als dat nodig is?
• Kleding: heeft de werkgever gerechtvaardigde doelen voor kledingvoorschriften (veiligheid en hygiëne, representativiteit en functionaliteit)?
• Geschenken en giften: hoe moeten werknemers omgaan met cadeaus die ze krijgen van klanten of opdrachtgevers? Welke geschenken mogen werknemers accepteren? Speelt de waarde een rol?
• Rookbeleid: werknemers hebben wettelijk recht op een rookvrije werkplek. Kunnen rokers terecht in een aparte rookruimte of buiten? Hoe lang mag een rookpauze duren?

Communicatiemiddel

De ondernemingsraad heeft niet op alle bovenstaande onderwerpen instemmingsrecht. Toch doet een betrokken OR er goed aan om samen met de bestuurder het personeels­reglement na te lopen op volledigheid en helderheid. Het is immers een communicatiemiddel waarmee de bestuurder werknemers kan informeren over arbeidsvoorwaarden en gedragsvoorschriften.