1.4 Administratieve en financiële regels

facturen

De zzp’er is een gewilde arbeidskracht voor menig organisatie. Niet verwonderlijk, in termen van flexibiliteit, vakmanschap en inzet kan een opdrachtgever met een zzp’er alle kanten op, zonder de lasten en plichten die een vast dienstverband met zich meebrengt. Wel moet de opdrachtgever een goede administratie bijhouden van alle transacties met zzp’ers en deze minimaal zeven jaar bewaren. Denk bijvoorbeeld aan overeenkomsten, facturen en betalingen.

Voorkom een dienstbetrekking

overeenkomst van opdracht

Het belangrijkste doel van deze regels is het voorkomen van schijnzelfstandigheid. Het is dus belangrijk om documentatie bij te houden die aantoont dat er sprake is van een overeenkomst van opdracht en niet van een arbeidsovereenkomst. Let er wel op dat hoe meer je vastlegt over de invulling van een opdracht, des te eerder sprake kan zijn van een dienstverband. Belangrijk voor het ondernemerschap van de zzp’er is dat hij vrij is in de invulling van zijn opdracht.

1.4.1 Administratieve regels

Voordat een organisatie met iemand in zee gaat, werknemer of zzp’er, moet de identiteit van diegene gecontroleerd worden aan de hand van een geldig paspoort of identiteitskaart.

Identificatie en verificatie

AVG

Handels-register

In tegenstelling tot bij werknemers, mag de opdrachtgever volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen kopie van het ID-bewijs van een zzp’er in de administratie bewaren (zie hoofdstuk 8). Wat hij wel moet vastleggen zijn de NAW-gegevens, het KvK-nummer en het BTW-identificatienummer. Dit betekent dat de opdrachtgever ook moet controleren of de zzp’er correct is ingeschreven in het Handelsregister. Houd er wel rekening mee dat fouten in het Handelsregister juridisch gevolgen kunnen hebben, bijvoorbeeld bij aansprakelijkheid of belastingcontrole.

1.4.2 Financiële regels

voorbelasting

De zzp’er moet voor zijn werkzaamheden facturen versturen die voldoen aan de wettelijke eisen, zoals het vermelden van de bedrijfsnaam, het adres, het BTW-nummer (als dat van toepassing is), de datum, omschrijving van de diensten, het bedrag en de betaaltermijn. De opdrachtgever moet deze facturen correct verwerken in zijn administratie en betaalt het volledige factuurbedrag (inclusief BTW) aan de zzp’er. Als de opdrachtgever BTW-plichtig is, kan hij de BTW als voorbelasting aftrekken. Hij hoeft geen loonbelasting of sociale premies in te houden. De zzp’er is zelf verantwoordelijk voor de afdracht van inkomstenbelasting en premies Zvw.