3.1 Stappen van de OR bij een initiatiefvoorstel
effectief
Volg het onderstaande praktische stappenplan voor de OR en kom in zeven stappen tot een effectief initiatiefvoorstel. Bij elke stap maakt de OR ook keuzes die bepalend zijn voor het vervolg.
Sommige stappen zullen meer tijd kosten dan andere, maar zorg in elk geval voor voldoende tijd voor stap vijf: het opstellen van het initiatiefvoorstel.
3.1.1 Stap 1: Welk onderwerp?
BOB-model
Begin bij het begin: bespreek het initiatief eerst binnen de OR en betrek daar alle OR-leden bij. De OR gaat misschien veel tijd in dit onderwerp steken. Dan is het dus extra belangrijk dat iedereen in de OR zijn zegje kan doen en dat alle OR-leden na het doorlopen van het BOB-model – beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (zie kader pagina 31) – ook echt aan boord zijn.
Miscommunicatie
vastleggen
De OR bestaat uit meerdere OR-leden, met ieder een eigen mening en inzicht. Toch zul je naar de bestuurder als één ondernemingsraad moeten communiceren. Om miscommunicatie tussen OR-leden tijdens de overlegvergadering of in andere overleggen te voorkomen, is het raadzaam om tijdens het OR-overleg samen duidelijk vast te leggen wat de OR mondeling aan de bestuurder gaat vragen of mededelen.
Achterban
toetsen
vroeg
Belangrijk is ook om te weten of de achterban het onderwerp belangrijk vindt. Misschien heeft de OR al veel signalen over dit onderwerp gekregen en anders kan het verstandig zijn om te toetsen hoe het onderwerp leeft bij werknemers. In paragraaf 3.2 lees je hoe de OR een goede inschatting van de haalbaarheid kan maken.
3.1.2 Stap 2: Betrekken bestuurder
Het is verstandig om de bestuurder vroeg in het proces te betrekken bij de plannen van de OR. De vraag voor de OR is: op welk moment doe je dat? Al bij het eerste idee (mondeling in de overlegvergadering), bij een uitgeschreven A4 over de hoofdlijnen van het voorstel of misschien pas bij het eerste uitgewerkte conceptvoorstel? Probeer in elk geval te voorkomen dat je de bestuurder met je voorstel overvalt.
Wil je een initiatiefvoorstel bespreken tijdens een overlegvergadering? Kondig dit voorstel dan al eerder aan, bijvoorbeeld in het agendaoverleg.
3.1.3 Stap 3: Informatie inwinnen
relevant
Een goed initiatiefvoorstel valt of staat bij de informatie die de OR tot zijn beschikking heeft. Zonder die informatie kun je het voorstel niet onderbouwen. De WOR verplicht de bestuurder dan ook om de OR van alle relevante informatie te voorzien. Schakel ook een externe deskundige in als dat nodig is. De OR kan ook een commissie instellen voor het onderwerp of een werkgroep die zich met het initiatiefvoorstel gaat bezighouden. Zij kunnen deze taken dan op zich nemen. In paragraaf 3.3 staat hoe je dit kunt organiseren.
3.1.4 Stap 4: Schrijven van het initiatiefvoorstel
belang
verstandig
voorbereiden
Bij het beoordelen van een initiatief van de OR spelen drie invalshoeken een rol: wat wil de OR en waarom, wat wil de bestuurder en waarom, en wat is in het belang van de organisatie? Dat laatste – het belang van de organisatie – kun je zien als het gezamenlijk belang. Ook al hebben de bestuurder en de OR een verschillende visie op dat gezamenlijke belang, het belang van de organisatie is wat hen verbindt en is ook de basis onder de medezeggenschap (zie ook paragraaf 2.1). Het is dus verstandig om als OR in te steken op het organisatiebelang: wat is nodig of belangrijk voor de organisatie en de mensen die er werken? Daarnaast is het zaak om het voorstel tijdig aan te leveren, zodat de bestuurder zich kan voorbereiden. Een initiatiefvoorstel hoeft overigens geen compleet projectplan te worden (bij voorkeur niet zelfs!). Mocht het voorstel van de OR een positieve reactie krijgen, dan kan het vervolgens worden uitgewerkt door de organisatie.
In hoofdstuk 5 staat uit welke onderdelen een goed initiatiefvoorstel bestaat. Ook krijg je hier tips voor het schrijven van een voorstel.
3.1.5 Stap 5: Agenderen en voorbereiden
presentatie
Bedenk de beste manier om het voorstel te bespreken en hoeveel tijd daarvoor nodig is. Doe vervolgens een voorstel voor een datum en tijd. Wat je ter voorbereiding voor de overlegvergadering kunt doen:
- Benoem een woordvoerder vanuit de OR.
- Maak een presentatie over het initiatief.
- Bereid tegenwerpingen en acceptabele alternatieven voor.
3.1.6 Stap 6: Voorstel bespreken met de bestuurder
notulen
De OR gaat het initiatiefvoorstel presenteren. De OR geeft argumenten, bespreekt deze en geeft eventuele alternatieven. De reactie van de bestuurder, de slotsom en de afspraken legt de OR vast in de notulen. In hoofdstuk 6 lees je meer over hoe je dit gesprek op een goede manier kunt aanpakken.
3.1.7 Stap 7: Schriftelijke reactie van bestuurder
afspraken
Dan volgt een spannend moment voor de OR: wat is de reactie van de bestuurder? In hoofdlijn zijn er twee opties:
- De bestuurder neemt het initiatief over: maak met de bestuurder afspraken over uitvoering, voortgang en evaluatie.
- De bestuurder neemt het initiatief niet over. De OR trekt het voorstel in, past het voorstel aan of houdt het voorstel aan tot een ander moment (het voorstel gaat voorlopig ‘in de koelkast’).
BOB-model: in drie stappen tot een besluit
informatie
besluit
Veel ondernemingsraden gebruiken het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming) om een agendaonderwerp te bespreken. Het BOB-model bestaat uit drie fasen: