3.4 Communicatievaardigheden

overleg

antwoord

Het BOB-model helpt om structuur te geven in de verschillende fasen van het overleg. Daarnaast is het van belang dat je als OR-lid vaardig bent om je uit te spreken in het overleg en te kunnen luisteren naar de (soms totaal tegenovergestelde) mening van de andere OR-leden. Om dit goed te kunnen doen, moet je communicatievaardigheden bezitten. Het is belangrijk dat je zelf helder en concreet kunt aangeven wat jouw mening is, en welke vraag je bijvoorbeeld zou willen stellen. Een tip daarbij is om voor jezelf de kern op te schrijven. De kern krijg je scherp door antwoord te geven op de volgende vraag: ‘Wat wil ik dat de bespreking van dit punt gaat opleveren?’

3.4.1 Anders formuleren

inbrengen

Je formulering is grotendeels bepalend voor hoe er vervolgens op jouw punt wordt gereageerd. Als je bijvoorbeeld in een overleg inbrengt: ‘Het gaat nu voor de derde keer mis met het zomerrooster en dit levert veel onrust op op de afdeling’, is de kans groot dat er andere leden vanuit allerlei verschillende hoeken gaan reageren op dit punt. Je kunt het ook als volgt inbrengen: ‘Ik wil graag met jullie onderzoeken wat onze rol is in het kader van het zomerrooster, dit geeft momenteel veel onrust op de afdeling.’ Door deze formulering gaan jullie een heel ander gesprek krijgen in het overleg. Het is belangrijk om te beseffen dat je met jouw vraag een groot deel van de inhoudelijke bespreking kunt sturen.

3.4.2 Open vragen stellen

horen

Aan de andere kant is het ook van belang dat je de mening van een ander goed kunt horen. Dat je vanuit nieuwsgierigheid vragen kunt stellen en niet vanuit jouw eigen mening. Dit betekent dat je je eigen agenda even laat vallen, om zo open en neutraal naar de ander te luisteren. Op het moment dat je merkt dat je weerstand voelt of de ander niet begrijpt, moet je vragen gaan stellen. Je stelt open vragen om het standpunt van de ander helder te krijgen.

3.4.3 Het verschil tussen feedback geven en aanspreken

aanspreken

gedrag

intentie

Nog een belangrijke communicatievaardigheid is het geven van feedback en elkaar aanspreken. Als je feedback geeft aan iemand is je intentie om de ander inzicht te geven in zijn gedrag. Je houdt de ander een spiegel voor en laat het veranderen van het gedrag bij de ander liggen. De ander kan zelf bepalen of hij zijn gedrag aanpast in een vergelijkbare ­situatie. Uiteraard geldt dat ook als je iemand aanspreekt. Het gedrag van de ander kun je zelf nooit veranderen; dat beslist iemand zelf. Als je de ander ergens op aanspreekt, is je intentie echter anders dan bij feedback geven. Je spreekt een ander aan op zijn gedrag, omdat je er zelf last van hebt. Het gedrag raakt je, het zit je dwars, of het irriteert je. Je bespreekt het gedrag van de ander met de bedoeling dat de ander zijn gedrag ook daadwerkelijk gaat veranderen.

Autoritair

samenwerking

onderling

Hierbij heeft het woord aanspreken misschien een wat negatieve lading. Aanspreken klinkt wat autoritair, iets wat je als ouder doet richting je kind. Toch is aanspreken van essentieel belang in een goede samenwerking. Het geven van feedback en het aanspreken van collega’s zijn beide methodes om de ander te helpen in een leerproces. Het aanspreken van een collega heeft dus niets te maken met autoritair zijn, maar met de ander helpen, het verbeteren van de samenwerking en het aangeven van jouw grenzen. Belangrijk voor de onderlinge samenwerking is dat je ook niet te bang moet zijn om elkaar aan te spreken. Als je het op een goede manier doet, geeft dat veel ruimte in de groepsdynamiek.