3.3 Vergadertechnieken

Misschien herken je het wel: eindeloze vergaderingen, veel herhaling van onderwerpen, onduidelijkheid over het genomen besluit, terugkomen op eerder genomen besluiten of meningen die alle kanten op gaan. En zo zijn er nog veel meer vergaderirritaties te bedenken.

BOB-model

vorm

Om structuur te geven in de vergadering kun je het BOB-model gebruiken. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Dit model helpt om vorm te geven aan de verschillende fasen van de behandeling van een advies- of instemmingsaanvraag.

tunnelvisie

Het voorkomt dat je te snel een mening vormt over een stuk dat je leest, waardoor je met je gedachten als het ware in een trechter terecht komt. Er ontstaat dan een tunnelvisie, en dat maakt het lastig om de advies- of instemmingsaanvraag objectief te beoordelen.

3.3.1 De beeldvormende fase

verzamelen

onderwerp

In de beeldvormende fase is het doel om met elkaar vast te stellen of je alle informatie tot je beschikking hebt om tot een oordeel te kunnen komen. Je gaat in deze fase vooral informatie verzamelen. Dit kun je doen door informatie op te vragen bij de bestuurder of door in gesprek te gaan met de achterban. In deze fase is het heel belangrijk dat je de ‘ik vind ...’ uitzet. Hierdoor blijf je bewust weg bij jouw eigen mening, die is in deze fase namelijk nog even niet van belang. De focus ligt nu op de feiten. De vragen die thuishoren in deze fase:

• Wat is het doel van de verandering?
• Wat zijn de feiten?
• Hebben we alle benodigde informatie?
• Weten we voldoende om het onderwerp verder te bespreken?
• Hoe gaan we om met ontbrekende informatie?

3.3.2 Oordeelvormende fase

mening

besluit

In de oordeelvormende fase komen de meningen op tafel, uiteraard op basis van de gegevens die de OR heeft ontvangen. Het doel van deze fase is om met elkaar tot een oordeel te komen. Dat is wat anders dan het nemen van een besluit. Het idee is dat in deze fase alle verschillende perspectieven op tafel komen. Jullie OR moet het voorgenomen besluit van verschillende hoeken gaan bekijken en de positieve en negatieve kanten ervan met elkaar bespreken. Het besluit stel je nog even uit. Vragen die bij deze fase passen:

• Wat vinden we ervan?
• Waar maken we ons zorgen over?
• Welke alternatieven zien we?
• Wat zijn de voorlopige standpunten en de argumenten?
• Wat zijn onze doelen en grenzen?

3.3.3 Besluitvormende fase

feiten

De laatste fase van het BOB-model is de besluitvormende fase. In deze fase komen jullie tot een besluit op basis van de feiten vanuit de beeldvormende fase en de perspectieven vanuit de oordeelvormende fase. De vragen die bij deze fase horen, zijn onder meer:

• Wat besluiten we?
• Is iedereen het eens met het besluit?
• Is het besluit voor iedereen helder?
• Welke voorstellen kunnen we doen?
• Welke afspraken moeten we maken?