3.2 Oprichten van een OR
initiatief
Stel, jouw organisatie wil een OR gaan instellen. Hoe kun je dat aanpakken? De bestuurder en de werknemers kunnen hierin samen optrekken. De verantwoordelijkheid voor het instellen van een OR ligt bij de werkgever, maar de werknemers kunnen ook het initiatief nemen. De werknemers kunnen – eventueel met steun van de bij de organisatie betrokken vakbonden – de bestuurder vragen mee te werken aan het oprichten van de OR.
3.2.1 De stappen bij het instellen van een OR
De volgende vijf stappen helpen je bij het oprichten van een OR:
- Stap 1: De verwachtingen van een OR
samenspraak
Belangrijk is om vooraf te peilen wat de verwachtingen zijn van de toekomstige OR. Probeer hier zo veel mogelijk werknemers én de bestuurder bij te betrekken. Hoewel het initiatief formeel bij de werkgever ligt, werkt een oprichting in samenspraak met werknemers het beste. Is er voldoende animo voor medezeggenschap binnen de organisatie? Zonder participatie van werknemers is er geen goede medezeggenschap mogelijk.
Als werknemers zich niet zelf melden, kan de bestuurder bijvoorbeeld een bericht op intranet plaatsen om te onderzoeken of er werknemers geïnteresseerd zijn in deelname aan de medezeggenschap.
- Stap 2: Samenstellen voorbereidingscommissie
betrekken
werknemers
Als de verwachtingen over een OR gepeild zijn, stelt de bestuurder een commissie samen die de oprichting van de OR voorbereidt. Het is raadzaam om geïnteresseerde werknemers hierbij te betrekken. Dit draagt bij aan het enthousiasme en het draagvlak voor de medezeggenschap onder de werknemers. Drie werknemers is hiervoor al voldoende. De belangrijkste taken van de voorbereidingscommissie bestaan uit:
- het opstellen van een voorlopig OR-reglement;
- het organiseren van de verkiezingen voor de eerste OR;
- het enthousiasmeren van werknemers voor de OR. Hiervoor is het van belang dat de voorbereidingscommissie een diverse, enthousiaste groep mensen is.
- Stap 3: Opstellen voorlopig OR-reglement
voorbeeldreglement
verkiezingen
De voorbereidingscommissie stelt een voorlopig OR-reglement op. Hiervoor kan de commissie het voorbeeldreglement van de SER gebruiken. Er is ook een versie in het Engels beschikbaar. Het OR-reglement is het document dat de interne werkwijze van de OR regelt. In het voorlopig OR-reglement zijn op zijn minst de volgende punten geregeld:
- de verkiezingen;
- het aantal zetels;
- het kiessysteem;
- de werkwijze van de OR.
- Stap 4: Organiseren van verkiezingen
Nadat het voorlopig OR-reglement is opgesteld, moet de commissie de verkiezingen van de OR organiseren. Het voorbereiden van de verkiezingen vraagt de nodige zorg en aandacht.
Het is belangrijk om alle stappen op tijd en volgens de richtlijnen te zetten. Anders kunnen de verkiezingen namelijk ongeldig worden verklaard.
kandidatenlijst
uitslag
installeren
Het organiseren van de verkiezingen bestaat uit drie delen:
- Stap 5: Installeren van de OR
Na de bekendmaking van de uitslag kan de OR formeel (en feestelijk) geïnstalleerd worden. De OR-leden maken met elkaar kennis en zetten samen de eerste stappen met de bestuurder.
De OR stelt het OR-reglement definitief vast en zorgt voor een onderlinge taakverdeling: wie wordt de voorzitter en wie de secretaris, en hoe wordt het overleg met de bestuurder ingericht?
3.2.2 Van een PVT naar een OR
omzetten
Als een organisatie de grens bereikt van 50 werknemers, moet de bestuurder een OR oprichten. Hoe ga je van een PVT over naar een OR? Er zijn twee opties: de PVT tussentijds omzetten in een OR of een OR instellen aansluitend op de zittingstermijn van de PVT.
PVT tussentijds omzetten in OR
reglement
Het is relatief eenvoudig om de PVT voort te zetten als OR. De PVT hoeft in dat geval alleen zijn reglement aan te passen aan de eisen die de WOR stelt aan de OR en dit te bespreken met de bestuurder en de betrokken vakbonden. Met een aangepast reglement kan de PVT zijn zittingstermijn dan formeel als OR afronden.
Deze optie scheelt een hoop werk en zorgt voor continuïteit. Je hoeft geen verkiezingen te houden en de PVT-leden kunnen de lopende zaken – als OR – voortzetten. De bestuurder zal wel de werknemers moeten horen over deze optie.
PVT treedt af, instellen nieuwe OR
kandidaat
Het alternatief is dat de PVT na de zittingstermijn aftreedt en er aansluitend een geheel nieuwe OR komt. De PVT-leden die in de medezeggenschap willen blijven, kunnen zich dan kandidaat stellen voor de OR. Dankzij hun ervaring met het medezeggenschapswerk hebben zij misschien een voorsprong op andere werknemers, maar ze hebben geen garantie op een plek in de OR. Het is aan de werknemers om de leden van de OR te kiezen. De PVT kan het proces versnellen door het voorlopige reglement op te stellen en de verkiezingen te organiseren.
overgang
Een zorgvuldige overdracht voorkomt dat de OR opnieuw het wiel moet uitvinden en draagt bij aan de continuïteit van het OR-werk.
Overdracht werk van PVT naar ondernemingsraad
afspraken
Bij de overgang van een PVT naar een OR is een goede overdracht belangrijk, zeker als er geen oud-PVT-leden in de OR zitting nemen. De PVT kan lopende dossiers, adviezen en afspraken met de bestuurder vastleggen en overdragen aan de nieuwe OR. Denk aan afspraken over overlegmomenten en eventuele toezeggingen van de bestuurder. Ook kan de PVT inzicht geven in de gemaakte belangrijke besluiten en in de verwachtingen over de samenwerking.
Verschillen in rechten OR en PVT
25% van de werknemers
Er zijn veel overeenkomsten tussen de opzet en rol van de PVT en de OR. Toch hebben beide medezeggenschapsorganen verschillende rechten en bevoegdheden. Zo heeft de PVT alleen instemmingsrecht bij regelingen die betrekking hebben op de arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of re-integratiebeleid. Ook het adviesrecht van de PVT werkt anders dan bij de OR. De PVT heeft alleen adviesrecht bij besluiten die belangrijke gevolgen hebben voor minimaal 25% van de werknemers, zoals een wijziging van de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden of ontslag om bedrijfseconomische redenen.