6.1 Verdelen van taken
plaatsnemen
Een goede taakverdeling is essentieel voor een OR die effectief wil werken. Door rollen helder te verdelen en slim gebruik te maken van commissies en werkgroepen, blijft het OR-werk behapbaar en kun je als OR inhoudelijk sterker opereren. Werken met commissies of werkgroepen kan jullie OR een hoop tijd besparen. De OR-leden die plaatsnemen in de commissie of werkgroep, nemen dan bepaalde onderwerpen voor hun rekening waardoor niet steeds de hele OR zich hoeft te buigen over alle vraagstukken. Bovendien is het een manier om er zeker van te zijn dat bepaalde onderwerpen voldoende aandacht krijgen binnen de raad.
6.1.1 Voorzitter en secretaris
bewaken
voorbereiden
Binnen de OR vervullen de voorzitter en secretaris een centrale rol. De voorzitter leidt de vergaderingen, bewaakt de agenda (samen met de secretaris) en is vaak het eerste aanspreekpunt voor de bestuurder. Hij zorgt ervoor dat besluiten worden voorbereid en dat de OR als collectief naar buiten treedt. De secretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van het OR-werk: het voorbereiden van vergaderingen, het maken van verslagen, het bijhouden van afspraken en het bewaken van termijnen.
De voorzitter en secretaris vormen samen het organisatorische hart van de OR, maar zij nemen de besluiten niet alleen: die verantwoordelijkheid ligt altijd bij de OR als geheel.
6.1.2 Commissies: structurele ondersteuning
thema’s
overdracht
De WOR biedt de OR de mogelijkheid om commissies in te stellen (artikel 15 WOR). Commissies zijn bedoeld voor structurele ondersteuning van het OR-werk, bijvoorbeeld op thema’s als arbo, reorganisatie of communicatie. Een commissie kan bestaan uit OR-leden en uit niet-OR-leden die werkzaam zijn in de organisatie. Het instellen van een commissie kan alleen met medewerking van de bestuurder. De OR kan bepaalde bevoegdheden aan een commissie overdragen, zoals het voorbereiden van adviezen of het voeren van overleg over een afgebakend onderwerp, als de meerderheid van het aantal leden van de commissie uit leden van de OR bestaat. Die overdracht moet je wel expliciet vastleggen in een instellingsbesluit. Belangrijk is dat een commissie altijd namens de OR werkt en verantwoording aflegt aan de OR.
6.1.3 Werkgroepen: (vaak) tijdelijk en praktisch
verkennen
Naast commissies kun je als OR ook werkgroepen instellen. Werkgroepen hebben geen aparte wettelijke basis in de WOR, maar zijn in de praktijk een veelgebruikt instrument. Ze worden vaak tijdelijk ingesteld rond een concreet onderwerp, zoals een verhuizing, nieuw thuiswerkbeleid of een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Een werkgroep verkent een onderwerp, verzamelt informatie en doet voorstellen aan de OR. Anders dan commissies hebben werkgroepen geen eigen bevoegdheden richting de bestuurder. Er is daarom ook geen instellingsbesluit nodig.
6.1.4 Slim organiseren loont
diepgang
Door commissies en werkgroepen gericht in te zetten, benut je als OR kennis en betrokkenheid binnen de organisatie beter. Het zorgt voor meer diepgang, een betere voorbereiding en een OR die zichtbaar en effectief opereert zonder dat alles op de schouders van een paar leden terechtkomt. Daarnaast draagt het ook bij aan de ontwikkeling van OR-leden, omdat je in de kleine setting van een commissie of werkgroep zelfstandiger kunt opereren. Het mes snijdt dan aan twee kanten.