6.2 Ambtelijk secretaris
verschil
De ambtelijk secretaris is een professionele kracht om de OR te ondersteunen. De OR kan een ambtelijk secretaris aanstellen in overleg met de bestuurder. De ambtelijk secretaris is geen OR-lid en heeft dus geen stemrecht. Een duidelijk verschil dus met een gekozen (‘gewone’) OR-secretaris. Elke organisatie die daar behoefte aan heeft, kan een ambtelijk secretaris aanstellen. In de praktijk zijn het vaak grotere organisaties met soms een cao, waarin het recht op ondersteuning van een ambtelijk secretaris is opgenomen (bijvoorbeeld bij vijf cao’s in de zorgsector). In het reglement legt de OR vast hoe het secretariaat wordt geregeld (artikel 8 en artikel 14 WOR).
Taken
notuleren
proces
De hoofdtaken van een ambtelijk secretaris zijn het voorbereiden van vergaderingen, notuleren, afspraken inplannen en archiveren. Bij de voorbereiding hoort ook het uitzoeken van de WOR (of andere regelgeving). Ook coördineert een ambtelijk secretaris meestal de OR-verkiezingen. In het dagelijks bestuur van de OR vindt afstemming plaats met de voorzitter en vicevoorzitter. De ambtelijk secretaris richt zich niet zozeer op de inhoud, maar meer op het proces. Ofwel, op de organisatorische kant, de positie van de OR en de afspraken met de raad van bestuur. Aangezien de samenstelling van een OR om de paar jaar wisselt, is de ambtelijke secretaris vaak de vaste factor in de medezeggenschap.
Maatwerk
inzetten
coach
secretariële taken
Op ser.nl staat: ‘Een ambtelijk secretaris kan op verschillende manieren worden ingezet. Het is belangrijk om als OR/PVT eerst na te gaan waar behoefte aan is en welke ambtelijk secretaris daarbij past.’ In de praktijk zijn er een hoop variaties van de functie. Sommige ambtelijk secretarissen functioneren als een adviseur en coach voor de OR. Die nemen bijvoorbeeld de OR op sleeptouw in een complex adviestraject of richten zich op het herorganiseren van de medezeggenschap, bijvoorbeeld bij de overgang naar een andere medezeggenschapsvorm. Een (ervaren) ambtelijk secretaris wordt nogal eens ingezet om het nieuwe OR-secretariaat goed te organiseren, maar anderen hebben vooral secretariële taken, met een focus op notuleren. De invulling van de functie is dus altijd maatwerk voor een organisatie.